6. Nuclino
Nuclino’s feature set is not as diverse as Confluence, but focuses on important functionality, like collaborative editing, data organization, and search.
Unlike Confluence, Nuclino offers an effortless and frictionless editing experience in real-time, and instant feedback, helping your team to work more efficiently.
Nuclino’s clean UI and simple navigation are other notable points, making it one of the best Confluence alternatives.
If your team is looking for an internal knowledge base and wiki software that’s simpler to onboard, easier to use, and more lightweight than Confluence, Nuclino is a promising tool.
Key Features
- Mentions & comments
- Permissions and access rights management
- Version History
- Real-time collaboration
- Internal links
Другие способы подсчета
Кто сказал, что подсчитывать CPA можно подсчитывать только вручную?
Калькулятор CPA
В интернете можно найти огромное количество калькуляторов для расчета CPA. Суть остается той же что и с подсчетом вручную – надо просто вписать цифры в соответствующие поля, и система автоматически рассчитает цену одного целевого действия.
Google Analytics
Система Google Analytics помогает по максимуму отслеживать эффективность рекламной кампании. Здесь можно подключить UTM-метки, и, уже основываясь на выводимых с их помощью данных, создавать отчетность. Еще система удобна тем, что в ней можно импортировать уже имеющиеся данные о расходах.
Самое главное – правильно настроить цель и ее ценность. Для подсчета CPA здесь надо выбрать функцию «Вычисляемые показатели», а потом использовать формулу «Стоимость/Сумма достижения целевых действий».
Яндекс.Метрика
Принцип действия практически тот же, что и в Google Analytics, только наименования другие. Для вычисления цены целевого действия необходимо просто выбрать пункт «Средняя стоимость достижения цели».
Google Data Studio
Этот сервис позволяет отслеживать все маркетинговые и бизнес-показатели. Показатель CPA можно добавить с помощью такой же формулы, как и в Google Analytics – «Стоимость/Сумма достижения целевых действий».
Для расчета CPA можно использовать и другие системы сквозной аналитики данных. Пример – инструмент Alytics, платформа К50 и другие сервисы. Все зависит от того, как вы планируете рекламную кампанию и сколько денег собираетесь вложить. И не надо забывать, что в других сервисах за сбор и ведение аналитических данных приходится платить дополнительно.
КСК. Проекты
Полностью российская разработка open source с открытым исходным кодом. Платформа позволяет организовать обмен файлами и документами, идеально подходит для совместной работы команды. В функционал встроены инструменты для управления продуктами и проектами, сервисами и задачами, а также коммуникации проектных групп.
Основные модули:
- Продукты. Инструменты для создания продуктов, структурирования информации и совместной работы в одном информационном пространстве. Есть инструменты для ведения жизненного цикла продукта, связи между продуктами, иерархия продуктов.
- Проекты. Функции для управления проектами в связке с продуктами. Есть инструменты для планирования и контроля выполнения работ, удобная иерархическая структура, диаграмма Ганта. Можно обмениваться и хранить информацию, устанавливать контрольные точки, отслеживать выполнение задач.
- Трекер. Инструмент для управления разработкой. Доступны инструменты для работы по моделям Скрам, Канбан, Айджайл. Можно формировать бэклоги и спринты, создавать системы и отдельные модули, доступна разработка с тестированием и интеграция, а также импорт задач.
- Портал системы. Единое инфополе для всей команды, доступ к важным продуктам и ссылкам, виджеты, чат для коммуникации, диск для хранения данных, календарь.
- Аналитика. Функционал для контроля выполнения работ по проектам и задачам. Можно отслеживать просрочки, проводить аналитику на разных уровнях, формировать отчеты по контрольным точкам и экспортировать их в удобном формате. Доступны наглядные дашборды.
Используя эту площадку, легко управлять продуктами, планировать проекты, контролировать выполнение работ и распределять ресурсы в компании. Сотрудники могут:
- оперативно находить задачи и сосредоточиться на тех, что отмечены как наиболее приоритетные;
- проводить совещания с высокой эффективностью, тратить меньше времени на переписку с коллегами;
- использовать в работе для хранения файлов, документов и другой информации по рабочим задачам в едином хранилище;
- использовать платформу с любого устройства.
Вывод. Российскую разработку КСК. Проекты можно рассматривать как отличную замену Confluence . Это программное обеспечение входит в Единый российский реестр. Инструмент подходит для совместной работы больших и маленьких компаний. Удобно, что сервис имеет отдельные модули, каждый их которых предлагает функционал для решения всех проблем сотрудников.
Кому подойдет? КСК. Проекты — отличное решение для бизнеса разной направленности, в том числе, в сфере ИТ-разработок и государственных структур. Мы предлагаем выбрать один из вариантов для замены Confluence:
- Облачное решение для управления продуктами и проектами в работе небольших команд.
- Коробочное решение для автоматизации проектной деятельности крупных организаций, в том числе в органах власти или компаниям с госучастием.
- Бессрочные лицензии для автоматизации масштабной проектной деятельности холдингов, проектных офисов, государственных организаций.
14. Document360
Document360 – one of the best Confluence alternatives – is the favorite choice of many enterprises and small businesses.
This knowledge management system provides customization options, in-app analytics, and a powerful AI-powered search.
It can help you create any information resource your employees and clients require—for example, user manuals, user guides, documents, and external and internal knowledge base.
Unlike Confluence, Document360 pages are auto-saved as you go, reducing the risk of losing changes. Besides, it’s very easy to rearrange your content in Document360.
So, if you want to take your knowledge base creation and arrangement to the next level, this is it.
Confluence vs. Notion
Confluence and Notion are both collaboration and productivity tools. Confluence focuses more on team collaboration and content management, whereas Notion focuses more on individual productivity and task management. Confluence is better suited for large teams working on projects with many stakeholders, as it offers features such as advanced permissions, team calendars, and the ability to embed files and media directly into pages. On the other hand, Notion is better suited for individual or small teams looking for a more flexible and customizable workspace, as it offers a variety of templates, databases, and the ability to create and manage tasks, notes, and wikis in a single workspace.
Purpose:
- Confluence: Team collaboration and content management.
- Notion: Individual productivity and task management.
User Interface:
- Confluence: Sleek and straightforward, with a focus on navigation and organization.
- Notion: Intuitive and customizable, with a flexible layout that allows users to create their own workflows.
Customization:
- Confluence: Offers a variety of templates and the ability to embed files and media directly into pages, but customization is limited compared to Notion.
- Notion: Offers extensive customization options, including a wide range of templates and the ability to create and manage tasks, notes, and wikis in a single workspace.
Price:
- Confluence: Offers a free plan for up to 10 users and paid plans starting at $5 per user per month.
- Notion: Offers a free plan with limited features and paid plans starting at $4 per user per month.
Wrike
Описание сервиса: зарубежная программа для совместной работы и управления проектами, ориентирована на работу больших веб-студий, строителей и архитекторов. В числе ее клиентов — Airbnb, Google, Kaspersky, Greenpeace и другие крупные компании. Обладает большинством необходимых функций для проектного управления, но требует долгого обучения персонала, настраивания системы под себя.
Инструменты:
- доски, дашборды, диаграммы Ганта;
- автоотчетность, обновления в онлайн-режиме;
- различные уровни доступа для разных участников, гостевой доступ, настраиваемые поля для пользователей и панели задач, цепочки зависимостей;
- расстановка приоритетов, выстраивание графиков работы для участников, контроль за загруженностью коллектива;
- возможность редактировать в общем режиме;
- готовые шаблоны различных проектов;
- тайм-трекер, баг-трекер;
- синхронизация с Jira, Google Drive, Salesforce, Microsoft Excel и другими сторонними сервисами;
- доступ по API, мобильные приложения для операционных систем iOS и Android.
Стоимость:
- free (для начинающих команд);
- professional (для быстрорастущих команд) — $9.80 за юзера в месяц;
- business (для всех команд в организации) — $24.80 за юзера в месяц.
Тарифный план рассчитывается индивидуально для крупных, маркетинговых команд, а также для команд по оказанию профессиональных услуг и команд с серьезными рабочими потребностями. Бесплатная пробная версия для всех платных тарифов предоставляется на 14 суток, ее можно легко настроить и отменить в любое время.
***
Google Drive
Google Drive идеологически близок к Dropbox Paper, так как изначально тоже был облачным хранилищем, но превратился в массивное цифровое рабочее пространство с внушительным набором опций и системой расширения функций за счет установки дополнений.
Экосистема продуктов Google включает в себя Docs, Sheets, Slides и еще парочку малоизвестных приложений. Над документами, созданными в этих программах, можно работать со всеми, у кого есть профиль Google и ссылка на ваше хранилище.
Google Docs стал неким золотым стандартом и чаще всего применяется, когда нужно совместно работать над текстом. Редакторы там вносят правки, студенты сдают свои работы, а копирайтеры вместе готовят тексты для заказчиков.
Drive тесно интегрируется с другими сервисами Google (Tasks, Keep, Calendar) и поддерживает интеграцию со сторонними программами (Slack, Jira) при помощи расширений, поэтому можно настроить рабочее пространство под свои нужды и превратить Drive в подобие Notion.
Docs, Sheets и Slides можно пользоваться бесплатно. Платить надо только за хранилище в Google Drive. По умолчанию доступно 10 Гбайт под все виды файлов (включая личные).
Final Verdict
If you are looking for a knowledge management tool as a Confluence alternative and your company is on a budget, you can opt for CloudTutorial. With its advanced AI-based search, useful text editor, and using it with slack, you won’t miss a beat.
If you are looking for a heavily customizable tool and a Confluence alternative, you should opt for an open-source solution like Wiki.js.
FAQs
Is there a free version of Confluence?
Confluence has a free version that allows you to have 10 users. It has limited features, but perfect to get started and get a hang of the app. If you have more needs, then considering a paid version or an alternative is recommended.
Are Confluence and Jira the same?
No, Confluence and Jira are two different products created by Atlassian. Jira, an open-source product, is a Project Management tool whereas Confluence is a Collaboration tool. Both integrate perfectly to provide a complete solution.
Conclusion
Confluence is popular collaboration software, but there are many tools that can be used as a Confluence alternative. In the end, it all comes down to your company requirements or team members preference.
Some tools have strong integrations to their advantage, and others have a vast library of addons. Talk to your team members, see what they require more, and decide on merit.
Try it out before you decide.
Create a test article NOW!
Using this tool, all you have to do is add your first test article and see how it looks. Now, you don’t have to sign-up or login
into CloudTutorial software just to check how your first article appears.
Сервисы для создания базы знаний
База знаний — это онлайн-библиотека с информацией о компании, продуктах и ответами на общие вопросы. Её используют как сотрудники компании, так и клиенты. Часто базы знаний называют порталами самообслуживания. Перечислю три сервиса, в которых можно вести базы знаний.
EvaWiki
EvaWiki — полноценный аналог зарубежного вики-сервиса Confluence. Сервисом владеет российская компания «Карбон Софт».
Платформы: Windows, macOS, Astra Linux, РОСА «Кобальт», РЕД ОС, «Альт СП», веб-версия.
Функциональность. У сервиса простой интерфейс, есть готовые шаблоны для создания файлов и структуры документов. В EvaWiki можно изменять документы, делиться ими с коллегами и клиентами, настраивать доступ к ним, подписывать их, восстанавливать их старые версии. Также можно настроить уведомления о любых изменениях в документах.
Интерфейс сервиса EvaWikiСкриншот: / Skillbox Media
Тарифы. Доступ к сервису только платный. Стоимость подписки — от 299 рублей в месяц за одного пользователя при ежемесячной оплате. Минимальное количество пользователей — пять. Есть 14 дней бесплатного пробного периода.
Teamly
Teamly — база знаний и платформа для онбординга и обучения. Сервис принадлежит российской компании QSoft.
Платформы: iOS, Android, веб-версия.
Функциональность. В сервисе можно создавать отдельные рабочие пространства для каждого отдела или проекта. Доступна совместная работа с документами: одновременное редактирование несколькими пользователями, комментирование фрагментов, чат внутри документа и постановка задач через упоминание. Есть даже телеграм-бот TeamlyBo, который сохраняет в базе знаний информацию из переписки в один клик.
Также в Teamly есть статистика. В разделе «Аналитика» можно увидеть число просмотров материалов, новых статей, поисковых запросов по базе знаний.
Интерфейс сервиса TeamlyСкриншот: Teamly / Skillbox Media
Тарифы. Есть бесплатная версия для команд до семи человек. Платная подписка стоит от 119 рублей за пользователя. При этом минимальное количество пользователей — пять.
Minerva Knowledge
Minerva Knowledge — сервис для создания разных типов контента. Поддерживает автоматическую миграцию с Confluence и других вики-платформ. Сервис разработала российская компания «Пантеон Айти».
Платформы: iOS, Android, веб-версия. Сервис можно установить на свой сервер.
Функциональность. В Minerva Knowledge можно совместно работать с документами, настраивать доступ к ним. Есть инструменты для создания глоссария и подсказок в текстах, скриптов разговора, схем диагностики и алгоритмов решения задач. Сервис хранит все версии документов — в любой момент можно их посмотреть.
Есть удобный поиск документов по словоформам, синонимам, тегам и фильтрам. А ещё сервис автоматически рассылает уведомления об обновлениях в документах сотрудникам, которые этими документами пользуются.
Интерфейс сервиса Minerva KnowledgeСкриншот: Minerva Knowledge / Skillbox Media
Основные шаги для успешной реализации Cpa системы
Для того чтобы успешно реализовать Cpa систему в рекламной компании или проекте, необходимо выполнить несколько ключевых шагов. Эти шаги помогут сделать систему эффективной и прибыльной.
Шаг 1:
Определить цели и задачи Cpa системы. Необходимо ясно понимать, что именно вы хотите достичь с помощью этой системы. Может быть, вашей целью является увеличение количества заказов или привлечение новых клиентов. Определение целей поможет сосредоточиться на нужных действиях и планировании.
Шаг 2:
Выбрать партнеров и рекламные сети. Cpa система работает на основе сотрудничества с партнерами, которые будут привлекать клиентов и осуществлять желаемые действия (покупки, регистрации и т.д.)
Важно выбрать надежных партнеров и рекламные сети, которые обеспечат качественный и целевой трафик.
Шаг 3:
Определить виды действий и условия вознаграждения. Для работы Cpa системы необходимо определить, какие конкретные действия будут оплачиваться и каким образом
Это могут быть, например, оплаченные заказы, заполненные анкеты или привлеченные регистрации. Также следует определить величину вознаграждения за каждое действие.
Шаг 4:
Настроить отслеживание и аналитику. Для эффективного управления Cpa системой необходимо настроить отслеживание действий пользователей и получить доступ к аналитическим данным. Это поможет оценить эффективность системы, выявить проблемные места и принять меры для их улучшения.
Шаг 5:
Планирование и оптимизация. Cpa система требует систематического планирования и оптимизации. Необходимо постоянно анализировать результаты, проводить эксперименты и корректировать стратегию, чтобы достичь максимальной эффективности и прибыли.
Шаг 6:
Сотрудничество и коммуникация с партнерами. Для успешной реализации Cpa системы важно поддерживать активное коммуникацию и сотрудничество с партнерами. Это поможет улучшить взаимодействие и результаты работы системы.
Выполнив все эти шаги, вы сможете успешно реализовать Cpa систему в рекламной компании или проекте. Не забывайте, что эта система требует постоянного внимания и усилий для достижения желаемого результата.
Confluence
Обучение:
Обучение и сертификация, форум сообщества, Документация
Краткое описание: Confluence 1.0 был запущен компанией Atlassian 25 марта 2004 года. Его целью было создание корпоративной системы управления знаниями, которая сохраняет силу вики в своей основе — мощную простоту.
Confluence является открытой и коллективной системой, обеспечивающей беспрепятственный доступ к документам и обмен файлами между сотрудниками. Это помогает командам создавать, управлять и совместно работать над проектами — от запуска продуктов до маркетинговых кампаний. Выделенные рабочие пространства позволяют сегментировать и распределять информацию по категориям, предоставлять подробные разрешения и обеспечивать совместную работу всех членов команды. Кроме того, Confluence интегрируется с более широким семейством продуктов Atlassian и приложениями на Atlassian Marketplace.
Глобальный поиск с интуитивно понятной иерархией страниц — одна из особенностей Confluence. В нем также есть ober75 настраиваемых шаблонов для планирования документации и создания отчетов. Confluence интегрируется с Jira для отслеживания ошибок и Agile-разработки. Это достигается с помощью коннекторов, которые позволяют отслеживать проблемы и динамически обновлять дорожную карту. Пользователи Confluence могут контролировать доступ к собственным документам, а администраторы рабочих пространств контролируют более широкий доступ к данным. Наконец, персональная лента доставляет соответствующие обновления пользователям на главной приборной панели, информируя их о проектах, задачах, последних файлах и последних контактах.
Лучшее применение: Внутренняя проектная документация
Рейтинг Каптерры: 4.4/ 5
What is Confluence Knowledge Base?
Atlassian Confluence is one of the most popular knowledge management tools. It offers a remote-friendly team workspace where employees can exchange knowledge and collaborate on projects. In addition to this, your team can also share announcements and get feedback on its social, modern intranet.
The tool provides a bunch of ready-made knowledge base templates that make content creation and publishing a breeze. With its intuitive structure, it is easy to organize all information in pages and spaces with a personalized feed and an advanced search system.
The best part about Confluence is that it beautifully integrates with the rest of the Atlassian tools, including the very popular JIRA and Trello.
Choose it for: Internal wiki and documents for your diverse teams, remote team collaboration, manage projects.
3rd party integrations allowed: Yes
Suited for: Small to large businesses
Case Study
Capgemini, a leading multinational consulting firm, used Confluence to help its highly diverse teams work together.
Odigo, a contact management platform offered by Capgemini had teams based out of the U.S., France, India, and Morocco. To keep these teams connected, the company was using a project management tool earlier, which turned out to be unsuitable and old-fashioned.
Capgemini needed a tool that brought more transparency and collaboration into the system. With the help of Confluence, the company’s diverse teams were able to work together on product requirements, onboarding documents, and meeting notes.
Atlassian Confluence has now become a central hub where distributed teams working on its Odigo platform can discuss goals and work collaboratively.
What is the difference between Confluence and SharePoint?
Confluence and SharePoint are both collaboration and documentation platforms, but they have some key differences:
- Purpose: Confluence is primarily designed for team collaboration and knowledge management, while SharePoint is more broadly focused on collaboration, content management, and business process automation.
- Features: Confluence offers features such as team wikis, real-time document collaboration, and project management tools, while SharePoint offers more extensive content management and business process automation capabilities, including document libraries, lists, and workflow automation.
- Customization: Confluence offers limited customization options, while SharePoint offers a more extensive set of customization and integration options, including the ability to create custom apps and integrate them with other Microsoft tools.
- Integration: Confluence integrates well with other Atlassian tools, while SharePoint integrates well with other Microsoft tools, such as Office 365.
- User experience: Confluence has a more straightforward user interface, while SharePoint can be more complex and may require more training and technical expertise to utilize fully.
The choice between Confluence and SharePoint will depend on your organization’s specific needs and requirements. It’s important to carefully evaluate each platform and consider factors such as features, customization, integration, and user experience to determine the best option for your organization.
Final Verdict: Which Confluence Alternative Should you Go for?
Atlassian Confluence is a popular team workspace tool that allows you to:
- Create a centralized knowledge platform for your diverse teams
- Let your teams collaborate on projects
- Make internal team communication easy with a social, modern intranet
- Organize your company knowledge in a safe and secure place
These are the broad benefits the tool offers. But if you look closely, these benefits come along with some drawbacks. For example, Confluence is majorly used as an internal team collaboration tool. So, if you are looking for software to create both public and private documents, Confluence doesn’t fit the bill well.
Next, its reporting system lacks depth and doesn’t offer comprehensive insights into article performance. Moreover, its technical nature makes it difficult for new users to get familiar with the tool. This steep learning curve is another challenge that Confluence users face.
Such limitations make businesses look for Confluence alternatives that offer better features and functionality. All the tools discussed above offer excellent features, are easy to use and are trusted by millions of users across the globe.
Go through their pros, cons, pricing, and key features carefully and zero in on a tool that best fits your needs.
If you are looking for an easy tool with a user-friendly interface combined with solid features and competitive pricing, ProProfs Knowledge Base is the right choice.
Why Look for Confluence Alternatives?
While Confluence might seem like the perfect pick for your knowledge management needs, it has its set of limitations that are hard to ignore.
Let’s look at some of the major drawbacks of Confluence that make people look for better alternatives: Lacks a workflow review system – Some users have complained online about the fact that Confluence doesn’t offer a workflow review and approval system. This makes it difficult for teams to check the status of articles and review them before publishing.
Reports are not that comprehensive
Reports and analytics are key features of an ideal knowledge base tool. Confluence offers reports, but they are not that comprehensive as compared to other leading tools. They are limited to site usage, page activities, searches, and spaces. There is no way to check your broken links and assess article health.
Limited Importing
The content importing function of this tool is not the best. It only allows importing from other Confluence sites and word documents. Unlike most knowledge base tools, Confluence does not allow you to import your excel, PDF, and PowerPoint files.
Steep Learning Curve
Due to the technical nature of the tool, new users may find it challenging to get acquainted with it right away. According to online reviews, users find some aspects of the tool difficult to grasp in the first go.
Search Is Not That Strong
Another challenge that Confluence users have been grappling with is its search system. According to some reviews shared online by its users, the search system doesn’t seem to offer contextually relevant results.
6 лучших практик для коллаборации удаленных команд
Используйте облачные хранилища для размещения информации. Поскольку участники команды работают отдельно, им необходимо использовать продукты для совместного использования файлов. Таким образом, каждый участник команды будет иметь к ним доступ и сможет работать с тем, что ему необходимо.
Разбивайте задачи на подзадачи. Например, с помощью Scrum можно разделить каждую большую задачу на user stories, а их – на подзадачи. Команда может использовать такую структуру для декомпозиции задач, а создание карты историй – для визуализации и приоритизации.
Предоставляйте обратную связь и отмечайте достижения коллег. Удаленная работа не означает, что никто не знает, как работает тот или иной сотрудник и каких результатов достигает. Руководители команд или менеджеры проектов должны всегда находить время, чтобы предоставить обратную связь своим коллегам, не забывая об их успехах.
Планируйте онлайн-встречи. Это поможет понимать статус рабочих процессов, актуализировать задачи, представлять новых участников команды или информировать о важных изменениях.
Подводите письменно итоги таких совещаний. Так вы будете уверены, что озвученные на встрече идеи и задачи не потеряются.
Используйте инструменты для управления проектами
Это очень важно не только для руководителей проектов, но и для всей команды, поскольку все участники должны знать о прогрессе проекта, задачах, которые должны быть выполнены, и временных границах. Это можно делать с помощью телефонных вызовов или электронной почты, но тогда высок риск потерять часть информации
Поэтому использование инструментов для удаленной работы – оптимальное и удобное решение.
Notion Team Wiki
Ценообразование:
Персональный уровень бесплатный (с ограничением в 1000 блоков). Personal Pro и Teams — платные уровни, предназначенные для соло-предпринимателей и фрилансеров. Наконец, Enterprise предназначен для крупных компаний и предлагает SLA и выделенного линейного менеджера. (https://www.notion.so/pricing)
Обучение:
Notion предлагает документацию самообслуживания в качестве примера для своих пользователей возможностей платформы. Notion также предоставляет шаблоны и предварительно сконфигурированные страницы для быстрого начала работы. Платформа не предоставляет прямого обучения для клиентов.
Краткое описание: Компания Notion была основана в 2013 году, ее штаб-квартира находится в Сан-Франциско, штат Калифорния. Notion был создан, чтобы помочь компаниям с заметками, задачами, вики и базами данных. Программное обеспечение объединяет множество распространенных рабочих приложений в одно, что делает его универсальным средством для ведения заметок, управления задачами и проектами. Веб-приложение доступно для большинства современных браузеров, а также специальные пакеты приложений для Android и iOS.
Notion Team Wiki разработан как централизованное хранилище документации команды. Сюда входят документы, начиная от политики офисной работы и заканчивая целями и задачами компании. Другие элементы могут включать контактную информацию сотрудников, документы по инженерной практике, а также централизованный портал знаний для сотрудников и клиентов. Он позволяет пользователям перетаскивать списки, изображения, встроенный контент и видео с помощью WYSIWYG-редактора. Notion также поддерживает вложенность страниц с многоуровневым контролем доступа. Кроме того, Team Wiki от Notion позволяет обмениваться рабочими пространствами с группами разработчиков документации, обеспечивая совместную работу с комментариями и прямыми упоминаниями пользователей. Этими рабочими пространствами можно делиться внутри компании, за ее пределами или обоими способами с широкими возможностями в зависимости от того, как настроены права доступа.
Лучшее решение для: Создание внутренней документации по продуктам.
Оценка Каптерры: 4.7/ 5
You Need a Wiki
You Need a Wiki (YNAW) is another impactful alternative to Confluence. Like Confluence, this tool helps you create wikis for your teams. The only difference is that it offers a much more simple and collaborative experience. You can use YNAW along with your Google Docs to create wikis that feel familiar to your employees.
So, if your employees have access to Google Docs, they can update wikis and collaborate on them effortlessly. A speedy interface, nested tree menu, live collaboration, and advanced formatting are some of the significant aspects that make YNAW, one of the best alternatives to Confluence knowledge base.
Key Features of You Need a Wiki
- You can easily set up a table of contents and link to other documents
- Share your wiki and manage access rights of users
- Let your team collaborate in real-time via comments and co-editing
- It’s easy to find the docs with the tool’s nested tree menu
Pros & Cons of You Need a Wiki
| Pros | Cons |
| No specialized training or skills are required as the tool works well with Google Docs | Lacks many key features like workflows, revision history, and reports |
| Get access to all features of Google Drive, and GNAW | Doesn’t offer a help center or option to call their support team |
| Easy to set up with a clean interface |
You Need a Wiki price plans include:
- Free – for 1 user
- Up to 10 users – $10/month
- Up to 25 users – $49/month
- Up to 75 users – $99/month
- Above 75 users – Email them for a quote
Why look for Confluence alternatives?
Tricky for beginners to learn
Confluence has a steep learning curve. And we aren’t the only ones who think this.
Source: G2.
Just spend some time wandering on renowned business software review sites like G2 and Capterra, and you’ll find a bunch of complaints about this issue.
More and more teams said that they got confused by the technical knowledge demanded by the nature of this platform.
Its complex navigation and counterintuitive UI are two other prominent causes making Confluence hard to learn.
Unorganized hierarchy
This is the primary reason making Confluence too complex to navigate. The tool lacks necessary features to keep users’ data neat and organized.
Storing large wikis in Confluence is pointless.
It’s like you throw a bunch of items into a divider-free drawer. Things mess up. Even the search function of Confluence is so useless. Consequently, you have to lose a whole lot of time searching for the thing you want.
“The number of pages will keep increasing over a period of time and it will get difficult to manage them. Every department will have a separate homepage and overall it can get confusing to know what is stored where.” – G2
The editing experience is slow and complex
Confluence doesn’t allow multiple users to edit the same page. And while editing a page, you can’t see the other pages listed or saved on the left panel. You have to open them in other tabs.
But that’s not all.
When you try to edit a long-form document, it’s super laggy, and the page keeps reloading, which disturbs your brain and eyes.
Not allow you to share docs publicly
That’s unfortunately the fact.
Confluence has no options for users to share docs outside the app – for example, with clients or external teams – unless they have to sign up for a Confluence account.
Do you know what this means? It means you’ll have to spend time training every single of your clients to use the platform. And as mentioned, Confluence is hard to learn.
Too limited free plan
Commonly, many PM tools provide free plans with some certain limitations to urge users to upgrade to their paid plan, which is understandable.
But Confluence’s free version is too limited.
A typical example is that while most other counterparts provide internal team calendars for free, you have to pay to use this feature in Confluence.
Meanwhile, the full Confluence version is too bloated for small teams. So many frills. And the prices are expensive.
If that is your circumstance right now, take a look at this list of the best Confluence alternatives: