FAQs on Notion Alternatives
Q1: Which are some free personal notion alternatives?
A: Among the remarkable free personal notes some notion alternatives are Evernote, OneNote, Google Keep, and Zoho Notebook.
Q2: Which is the best open-source notion alternative?
A: Obsidian is currently one of the most powerful open-source notion alternatives, supporting the local-first approach and being equipped with the best linking and graph capabilities.
Q3: Which notion alternatives are ideal for small teams?
A: Notion Alternatives such as ClickUp, Quip, Slab, and Asana work great for small teams seeking self-service collaboration.
Q5: Which notion alternatives provide the closest comparable features?
A: Airtable arguably has the closest correspondence to Notion concerning databases, views, linked records, automation, and templates. But it is simpler, faster, and easier to reference.
Evernote
Evernote часто используется в качестве цифрового альбома для вырезок для сохранения текста, изображений или страниц из Интернета в блокнот с возможностью поиска. Однако Evernote изначально разрабатывался как приложение для заметок и до сих пор очень полезен для этой цели.
Вы можете создать простой текстовый файл для перечисления ваших дел с флажками, чтобы отмечать каждый элемент после того, как он будет выполнен. Но вы также можете проявить больше творчества и хранить списки дел в виде изображений, вложений или даже рисунков на смартфонах. Невозможно запланировать задачи, но если вы хотите сохранять заметки, а также списки дел, это приложение для автоматической синхронизации является чрезвычайно полезным инструментом.
Чтобы узнать обо всех дополнительных функциях сервиса, прочтите 9 советов по использованию Evernote на мобильных устройствах TipsMake.com под управлением iOS и Android.
Скачать Evernote для Windows | Mac | Android | iOS | Windows Phone (бесплатно, доступна подписка).
Any.do
Any.do имеет яркий, четкий интерфейс, как и любой продукт Apple. Но Any.do предназначен не только для пользователей Mac или iPhone, потому что это приложение также можно установить на Android. Кроме того, есть веб-интерфейс, который можно использовать с ПК с Windows или любого другого интернет-браузера.
Списки дел организованы по дате, поэтому вы можете видеть, какие задачи поставлены на сегодня, завтра и другие. Any.do – действительно отличная комбинация между приложением для создания списка дел и приложением-календарем. И, конечно же, Any.do мгновенно синхронизирует данные между всеми вашими устройствами.
Скачать Any.do для Windows | Mac | Android | iOS (бесплатно, доступна подписка).
What Is Notion Used For
Notion is an all-in-one app for collaboration that represents all the pillars a team needs to connect and bring their company’s goals to success. In Notion teams can write, plan, collaborate and create templates for projects so they can get their work done.
Notion is interesting in its concept since it is imagined as a Lego structure – in a clean space, users can create and build endless layers of content, forming their own unique space of knowledge, projects, etc. It captures the workflow of your team letting them create their own database and stay on top of any task in a personalized platform.
Teams use Notion for:
- Task management
- Project management
- Knowledge management
- Note-taking
- Customizable layouts
- Team collaboration
- Personal work
5. ClickUp
ClickUp is probably one of the most comprehensive project management tools on the market, with more than 100 features.
Furthermore, ClickUp is fully customizable, which means it can suit different sizes and types of teams, such as marketing, IT, HR, and sales teams.
Based on its openness, we think ClickUp is best for large-scope projects, enterprises, and multi-department companies because it keeps everyone working seamlessly in one place.
And, this is also the thing making ClickUp one of the best Notion alternatives for project management.
That said, the platform comes up a bit short in some areas.
First of all, its interface is very clunky as so many features can’t be hidden. Secondly, the nested subtasks make it very clicky to navigate.
And finally, ClickUp has a steep learning curve, making onboarding difficult.
Pros
- Hyper-customizable and flexible
- Able to create tasks directly from ClickUp’s notepad
- Adapt to any kind and size of teams
- A great alternative to Notion’s database
Obsidian
Best for: Individuals looking for a personal knowledge base and note-taking app.
Obsidian is a personal knowledge base and note-taking app that helps you organize and structure your thoughts and knowledge in a flexible, non-linear way. It stores notes on your device, ensuring quick access, even offline, and provides a private and versatile writing environment that adapts to your thoughts. It’s suitable for various purposes, including personal notes, journaling, knowledge bases, and project management.
Key features of Obsidian
- Links: Create connections between your notes and build a personal Wiki.
- Graph: Visualize the relationship between your notes and discover hidden patterns.
- Plugins: Tailor the app to fit your unique workflow with hundreds of plugins and themes.
Trello: Best free plan
Trello is one of the most easy-to-use tools on this list, allowing for simplified project management. While Trello might not be suitable for more complex projects, it does offer an impressive range of features. The free plan offered by Trello is outstanding, as it offers a highly visual kanban board interface, along with collaboration tools and integration capabilities. If you’re looking for a free or simple alternative to Notion, Trello would be a top choice.
Figure F
Pricing
- Free: No cost for unlimited cards and up to 10 boards per Workspace.
- Standard: $5 per user per month billed annually, or $6 per user billed monthly.
- Premium: $10 per user per month billed annually, or $12.50 per user billed monthly.
- Enterprise: $17.50 per user per month, purchase minimum of 50 users.
Features
- Variety of templates covering various use cases, including customizable and prebuilt layouts.
- Built-in automation with Butler AI to help minimize time spent on recurring tasks and reduce the potential for human error.
- Customizable kanban boards with drag-and-drop functionality to help simplify task management.
Cons
- Not suited for complex projects.
- Limited reporting and analytics.
- Missing more advanced project management tools, such as Gantt charts.
Why we chose Trello
Out of all the comparisons on this list, Trello is probably the closest to Notion. They are both simple, intuitive and with less advanced features but great functionality for keeping track of projects in weekly sprints. If you’re worried about a steep learning curve, then Trello should be the next app you test out.
For more information, read our full Trello review.
Quire
Таск-трекер, который упрощает постановку целей и выполнение задач. Любопытная функция «Резюме проекта», в ней можно смотреть статистику по проекту (кто участвовал, какие результаты).
Доступен для: веб-приложение, Android, iOS
Ключевой функционал
- Вложенный список задач (большие таски можно разбивать на мелкие задания).
- Можно управлять задачами с помощью голоса.
- Можно обмениваться сообщениями под задачами.
- Учет рабочего времени плюс комплексные отчеты со статистикой по прогрессу сотрудников.
- Google-ассистент для задач — виртуальный помощник с голосовым управлением.
- Канбан-доска и диаграмма Ганта: всё наглядно, максимально визуализированные задачи.
- Умные папки: можно смотреть и группировать задачи из разных проектов в одном месте.
- Горячие клавиши для быстроты управления сервисом.
Стоимость
Есть бесплатный тарифПлатные от $7.65 за участника / в месяц
5. Slite
Slite is a knowledge management solution and is kind of a combination of Notion and Slack. The user interface is simple and intuitive, just like Slack and the features are reminiscent of Notion.
Users can easily collaborate in real-time to work together on the same documents. From accessing edit history and team analytics to commenting on documents, the entire workflow of creating documents and notes is a breeze.
You can use Slite to:
- Visualize your knowledge base content with channels.
- Allow remote teams to communicate and stay connected.
- Discuss, mention team members, mark comments, and work collaboratively.
- Create public and private knowledge base documents.
Pros:
- Easy to navigate user interface.
- Better version history and control.
- Ready made knowledge base templates to get started.
15. Kissflow
If you want a simple free work management app to eliminate process bottlenecks and optimize your team’s efficiency, then Kissflow is your need.
It is one of the few Notion alternatives that have robust rule-based forms and workflows and allow users to set the kind of notifications they want. Simply put, Kissflow is purpose-built for performance tracking and business process automation.
The main drawback we found with Kissflow is its internal chat which is not quite useful. Besides, there’s a learning curve.
Pros
- Allow you to track the history of each task
- Help visualize your team’s efficiency and minimize process bottlenecks
- Flexibly meet different work styles
1. Upbase (the best overall Notion alternative)
Upbase is a killer project management and note-taking tool. It is one of the few options that perfectly blend functionality and ease of use.
Upbase makes managing multiple tasks and projects seamless, collecting brainstorming ideas, taking notes, sharing files, and keeping in touch with teams. But at the same time, it’s friendly enough for less tech-savvy users, making onboarding quick and easy.
So, is Upbase the perfect Notion alternative for your projects?
Let’s take a closer look at some of those features:
Key features
Simplicity
Upbase’s modern and simple user interface makes it clean, well-organized, and super-easy for teams to navigate.
As a result, fast and easy navigation helps teams finish their projects at lightning speed. The lack of clutter makes work much faster.
Comprehensive task and project management capabilities
Upbase is more work-environment-specific than Notion. This means Upbase packs more features, from simple to advanced, to unlock many task management and project planning capabilities that Notion cannot.
Upbase is equipped with:
Task descriptions: This is where you add all the task details, what needs to be highlighted, what to avoid, etc.
Multiple user roles and permissions: Administrators can control what team members can do within the workspace based on their job functions.
Priority levels: help other team members know which tasks need to be prioritized more than others
Subtasks: Help to break down a large-scope task into smaller pieces, making it easy to manage, assign, and track
Task comments with rich text and emojis: This is where you offer insights, provide extra information, or ask questions
Activity log: A record of all the changes and updates made to the task
Watchers: Users who receive notifications about changes that are made to a task
Docs
Upbase’s Docs functions as a knowledge base for your project. With Upbase’s Docs, you can:
- Create unlimited documents as you want.
- Organize the created docs in folders and subfolders (Upbase’s Docs offers five levels of subfolders).
- Import Google Docs into Upbase’s Docs
- Add watchers to a document
- Write comments in a document. You can also attach files, send emojis, and @mention team members.
- Share a public link of a document to external users
My Tasks
Upbase’s My Tasks is your centralized hub where you can view all the tasks assigned to you or created by you. It helps you keep track of your work to manage your time and prevent missing any important task.
The biggest benefit is My Tasks saves you time in searching for what you need to do.
You can also group your tasks by priority, assignee, due date, or list as you want.
Members Page
This is feature-oriented to project managers. Upbase’s Members Page helps you view all the assigned tasks to each team member and manage their workload effectively.
Communication
Unlike Notion, Upbase provides multiple different ways for communication, including:
Comments: Leave your comments on tasks, subtasks, documents, messages, and the shared files.
@mention: Mention the desired team member(s) in the comment bar or a chat view
Real-time inbuilt chat: This is where you share your thoughts and ideas to other teammates 1-to-1 or in group chats. Compared to other project management tools with inbuilt chat, Upbase Chat stands out for two good reasons:
1) A hub where you can view all the sent files and links in a chat
2) Two different kinds of group chats: one is customizable (Custom Channel), and one is automatically created upon the projects (List Chat)
Bonus:
Custom Channel: You get the freedom to create a group chat where you can name it and add/remove the desired teammates
List Chat: In Upbase, each project is managed in a List. When you create a new List, a corresponding group chat is automatically created, called List Chat. A List Chat is named after the list and includes all the members within this list.
Why is Upbase the best Notion alternative for project management?
- Provide a comprehensive and practical feature set for task and project management
- A low learning curve, which is easy for new users to get started
- Quick and easy to set up
- Keep teams work and collaborate seamlessly in one place
- Ensure smooth and effective team communication
- Easy to navigate
- Lightweight and quick to load
Битрикс24
Облачный сервис для командной работы, включающий систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), интранет-портал, чат и менеджер задач; возможно подключение внешних провайдеров телефонии, почтового клиента, системы распознавания лиц и визиток. Разработчик и провайдер – российская компания 1С-Битрикс.
Мы любим Битрикс24 за полноценный набор функций для каждой отдельной задачи, за работу над задачами командой с разными уровнями доступа и за работу по проектам. Сила инструмента как раз в том, как складно эти три компонента работают вместе.
Еще плюсы, которые выделили наши сотрудники:
- задачи можно ставить в «Группы» / «Проекты» – разделять направления работы;
- учет времени по любой задаче. Удобно и незаменимо для программистов;
- гибкие настройки прав доступа;
- удобные отчеты по задачам: можно выводить практически любую информацию в отчет, сохранять для себя формы отчетов, открывать доступ к отчетам другим пользователям;
- есть статусы задач: «Ждет выполнения», «Выполняется», «Ждет», «Завершена». Также можно сортировать по статусам: «Делаю», «Поручил», «Помогаю», «Наблюдаю». Это все очень удобно, если вы делегируете задачи;
- рост эффективности +500%;
- есть шаблоны задач (дают возможность ставить задачу, например, каждый второй понедельник месяца);
- обширный набор функций и опций, кроме собственно учета задач: CRM, телефония, почта и даже конструктор сайтов.
Минусы:
интерфейс на 9 баллов из 10. Чтобы было, к чему стремиться 
Доступен на платформах:
- iOS и macOS
- десктоп-приложение
- веб-версия
3 Major Drawbacks of Notion
Despite its popularity, Notion also has negative feedback. Here are the 3 most common problems users face.
Difficult to use
Note customization features are so many that sometimes even Notion’s support team gets lost. New users have a tough time figuring it out too. Notion has text and video guides, but the only person who appears to master all these customizations is the service owner. Teamwork can complicate things. Employees will need time to learn Notion. Moreover, you should ensure that your working time is spent on doing tasks, not designing them.
Online mode only
In fact, Notion’s developers claim there is an offline mode. You can really edit a note you previously loaded on the web or opened on the desktop. But the full offline mode is not this. Notion will not let you access your data if you don’t prepare for offline work. Moreover, users complain about synchronization issues on the first online connection. Some information you added offline may be lost. Hence, it’s safer to say “Notion has online mode only”.
No backups or local storing
Your notes are stored on Notion servers without end-to-end encryption. Data cannot be backed up to cloud storage or saved locally. Notion team has full access to it. If their servers get in trouble, your information may be permanently deleted or leaked. Still need more reasons to consider a Notion alternative?
1. ProProfs Knowledge Base
ProProfs Knowledge Base is a cloud-based software that helps you easily create a knowledge base, documentation, create user manuals, support guides, and much more. The sleek and easy-to-use interface makes it a perfect choice for users looking to create and host help sites. With a variety of ready-to-use templates, robust integrations, comprehensive reporting options, and collaboration features, it proves to deliver a delightful experience.
You can use ProProfs Knowledge Base to:
- Create a public and private knowledge base, user guides, manuals, and help sites.
- Reduce your customer support tickets.
- Increase the traffic and ranking of the knowledge base.
- Fully customize your help site to match the brand’s theme.
- Allow teams to work in collaboration while creating and managing content
Pros:
- Easy-to-use interface with all useful knowledge management features.
- Team communication and collaboration are easy.
- Advanced page tracking and reporting features.
Платные сервисы
4. SMMBOX
Сервис поддерживает интеграцию с различными социальными сетями, включая ВКонтакте, Одноклассники, Facebook, Twitter, Telegram, Pinterest и др.
Вы можете добавлять редакторов для совместной работы над постами и проводить поиск чужого контента среди 16 различных категорий или по ключевым фразам. Внутри сервиса доступны видеоинструкции.
Одной из интересных функций программы является возможность задавать определенное время для публикаций каждый день, и SMMbox даже предложит вам подходящие часы. Однако стоит отметить, что ограничение состоит в том, что доступен только один вариант сетки постов — они идут друг за другом по дням, и это может быть не всегда удобно, если вы хотите видеть общую картину. Кроме того, в сервисе нет функции добавления меток к записям (например, «Готово» или «В работе»), и отсутствует банк идей для публикаций.
SMMbox предоставляет платные услуги, однако у вас есть возможность бесплатного пробного доступа в течение двух недель. По истечении тестового периода вы сможете выбрать один из четырех доступных тарифов и периодов использования.
5. Monday com
Monday.com несомненно заслуживает репутацию одной из выдающихся программ для управления проектами, возможно, даже самой превосходной.
Чем же отличается Monday.com от своих аналогов? Это в первую очередь полный набор инструментов для управления проектами и CRM, наличие надежных интеграций и богатый выбор как базовых, так и дополнительных функций.
Платформа предоставляет многочисленные инструменты для увеличения продуктивности рабочего процесса и совместной работы в команде, при этом не перегружая пользователей избыточной сложностью. Все внутри Monday.com спроектировано с акцентом на интуитивность и оптимизацию, чтобы обеспечить максимальное удобство при управлении проектами.
Многие крупные игроки в индустрии, включая Salesforce, Coca-Cola, BBC Studios и Hulu, доверяют Monday.com для управления как небольшими, так и сложными проектами, подтверждая его статус одного из наиболее эффективных решений в данной области.
У сервиса имеется 14-дневный бесплатный пробный период, бесплатное пользование для проектов до 2 мест, несколько платных тарифов, а также бесплатные доступы и скидки для студентов и некоммерческих организаций.
6. CoSchedule
CoSchedule представляет собой веб-сервис, который применяется для совместного управления проектами и маркетинговой деятельностью. Он обеспечивает медиапланирование, создание маркетинговых календарей и координацию проектов, объединяя в себе несколько инструментов, начиная с инициирования проекта и завершения его выполнения.
CoSchedule представляет четыре ключевых инструмента для эффективной работы отдела маркетинга: организация времени, контента, работы, управление архивами.
В сервисе предусмотрены инструменты для автоматизации и повышения производительности. Они включают в себя учет времени выполнения задач, обзор задач на день и интеграцию с различными облачными сервисами. Например, можно интегрировать CoSchedule с WordPress для автоматической публикации контента на сайте или с MailChimp для мониторинга электронных рассылок.
Имеется 14-дневная бесплатная версия и несколько платных тарифов:
7. Planable
Planable — это надежный инструмент, разработанный специально для SMM-специалистов, агентств и их клиентов, с целью планирования и согласования контентных материалов. Этот сервис обеспечивает возможность публикации постов и мониторинга сообщений в популярных соцсетях. Он также упрощает совместную работу в команде и способствует обсуждению результатов маркетинговых кампаний.
Особенности:
- Централизованный доступ к контенту.
- Предварительный просмотр контента перед публикацией для визуальной оценки.
- Утверждение контента одним кликом мыши.
- Гибкое расписание публикаций
Есть бесплатный тариф, платный и кастомный, цена которого зависит от того, что конкретно вам нужно.
Hive: Best for analytics
Hive and Notion share some similarities, but there are key differences between the two platforms. Most notably, Hive focuses more on reporting, analytics and team collaboration tools, making it ideal for teams that have outgrown Notion and need a solution with more powerful project management features.
Figure G
Pricing
- Free: No cost for up to 10 users.
- Starter: $5 per user per month billed annually, or $7 per user billed monthly.
- Teams: $12 per user per month billed annually, or $18 per user billed monthly.
- Enterprise: Contact Hive’s sales team for pricing information.
Features
- Hive analytics include a variety of tools, including reports and charts for project summaries, resource management and cost tracking.
- Communication and collaborative tools, including instant messaging and group chat features.
- Time tracking tools to manage project costs, optimize resource allocation and keep projects on schedule.
Pros
- Clean and organized interface.
- Powerful analytics tools.
- Customizable dashboards.
- Visually appealing and modern UI.
Why we chose Hive
Hive, compared to Notion, has more in-depth task management and collaboration features. They also have plenty of app customization choices with their add-ons, so you can pick and choose what you need. If you go with a lower tier and no add-ons, you can start simple; which can be easier if you’re transitioning from an intuitive and easy software like Notion.
For more information, read our full Hive review.
TickTick
Приложение позволяет работать со списками задач на нескольких платформах, включает целый ряд полезных инструментов и работает в режиме оффлайн.
Есть возможность фильтрации списков и создания тематических папок. Среди других возможностей:
создание чек-листа;
приложение к заметкам фотографий и электронных документов;
распределение задач по важности;
синхронизацию с Google календарем и таймером Pomodoro Timer Lite;
выведение ежедневной статистики. Особенностями TickTick считают не только поддержку нескольких ОС (iOS, Андроид, Виндоус), но и напоминания по времени и геолокации, быструю сортировку и поиск
Есть у планировщика и функция, позволяющая делиться списками задач с другими пользователями
Особенностями TickTick считают не только поддержку нескольких ОС (iOS, Андроид, Виндоус), но и напоминания по времени и геолокации, быструю сортировку и поиск. Есть у планировщика и функция, позволяющая делиться списками задач с другими пользователями.
LeaderTask
Один из самых первых сервисов для управления проектами и тайм-менеджмента в России. В нем помимо прочих традиционных функций для планировщиков, вы можете использовать встроенные системы для повышения эффективности, например, систему Дэвида Алленда Getting Things Done или же систему Франциско Черилло Pomodoro.
Доступен для: веб-приложение, Windows, iOS, MacOS, Android
Ключевой функционал
- В задачу можно прикрепить заметки, чек-листы, файлы и присвоить уникальные метки.
- В сервисе можно работать и в офлайн-режиме с открытыми и доступными инструментами и командами.
- Встроенная CRM-система, чтобы записывать и хранить данные клиентов, а также наладить обработку заявок.
- Встроенный конструктор сбора заявок, который можно настраивать самим.
- Есть бот, который сам поручит задачу исполнителю, задаст уточняющие вопросы, напомнит о дедлайнах и проследит, чтобы сотрудник выполнил задачу вовремя. Вам нужно только создать поручение. Доступен только на лицензии Бизнес+.
- В статистике по команде есть график выполнения задачи и шкала продуктивности.
- Можно создавать задачи из писем электронной почты, отправив его на определенный адрес. После чего письмо попадет в сервис, где появится во вкладке «Неразобранное».
- С виджетами для браузера можно создать задачу прямо из Mozilla Firefox.
Стоимость
Есть бесплатный тарифПлатно для работы в команде от 332 рубля в месяц за одного участника при оплате за год
10. Microsoft OneNote + Microsoft 365
OneNote is Microsoft’s version of a to-do list and docs collaboration app.
OneNote is very powerful and versatile compared to other note-taking apps.
This free program allows you to create unlimited pages and store them in sections like a traditional notebook.
But the best part is that Microsoft OneNote stores your digital and handwritten notes, files, photos, and links to videos, screen clippings, and websites.
Microsoft OneNote is the best Notion alternative, especially if you use Microsoft 365 for project management.
Key Features
OneNote:
- Co-Authoring
- Clipboard
- Audio notes recording
Microsoft 365:
- Microsoft Planner with Workflows
- External Users
- Team Chat Applications
Pros
- Able to store and organize a huge database
- Easy to access all documents and edit from anywhere
- Perfect for enterprises, large organizations, and big teams
Cons
- Not the most intuitive to use, especially for those who don’t frequently work with spreadsheets and memos
- A high learning curve
Задачи Microsoft
Это приложение Microsoft оказалось популярным не только среди пользователей Windows, но и среди других благодаря мобильным приложениям и веб-версиям. Вы будете получать напоминания о важных задачах и возможность поделиться задачами с другими. Также есть темный режим (Dark Mode), который подойдет людям, которые устали от напряжения глаз.
Синхронизация между устройствами и Интернетом происходит автоматически, и вы можете интегрировать приложение с Outlook, если используете приложение Microsoft To-Do для своей электронной почты.
Загрузить Microsoft To-Do для Windows | Android | iOS (бесплатно).
GTasks
Планировщик GTasks отличается удобством использования и возможностью синхронизации с несколькими устройствами с помощью облачных сервисов. Для этого пользователю придется авторизоваться в программе через аккаунт . Причем несмотря на то, что приложение выпущено самой Google, пользоваться им могут также владельцы iOS.
Основные особенности программы:
- синхронизация с Google Календарем, из которого можно импортировать данные;
- работа в локальном режиме, если все сведения хранятся на устройстве;
- стильный дизайн и удобный интерфейс;
- голосовой ввод заданий.
Преимущества утилиты в мультиплатформенности и удобном отображении информации. Списки, которые пользователь добавляет в GTasks, легко добавляются, скрываются и удаляются. При подключении платной версии становится доступным еще и резервное копирование, смена оформления и блокировка данных ключом.