Планерка: что это такое, как провести планерное совещание на работе

Виды планерок по их назначению

Как провести планерку в коллективе? Может показаться, что все рабочие собрания одинаковы. Но в действительности они отличаются по своим целям и структурам проведения. Если вы будете знать их разновидности, то быстрее найдете именно тот вариант, который лучше всего подойдет вашему коллективу.

Время проведения

Все планерки делятся на ежемесячные, еженедельные и ежедневные.

Как правило, в организации всегда используется лишь один из перечисленных вариантов, а другие считаются ненужными. Но на самом деле следует проводить встречи разного типа. В зависимости от того, какую задачу нужно решить.

Ежедневное собрание. Организуется для мотивации работников или в случае активной деятельности. Длится не более 15 минут, обсуждения проходят кратко и по делу.

Еженедельная планёрка. Используется для подведения итогов минувшей недели и формирования планов на будущее. Её проводят около 30 минут.

Ежемесячное совещание. В ходе него оцениваются результаты работы за прошедший месяц. Длится примерно 1 час.

При необходимости длительность планерки последнего типа можно растянуть даже на 2-3 часа. Но при этом все дискуссии должны быть строго по делу.

Для решения насущных или срочных вопросов компании также проводят несистемные встречи. Их ещё называются внеплановыми. Длятся такие собрания совсем недолго, но они действительно важны.

Тема совещания

Как правильно проводить планерки? Несмотря на то, что большинство людей воспринимает любое рабочее собрание как обсуждение выполненных за конкретный период времени задач и оценку результатов достижения плана, темы совещаний могут быть разными.

Распределение задач — загрузить сотрудников заданиями на конкретный отрезок времени.
Один вопрос — разбор отдельной ситуации. Обычно для этого проводят внеплановые встречи.
Мозговой штурм — короткие планерки с участием отдельных сотрудников для создания идей в рамках определенной темы.
Информационная — привычный всем формат совещания, обсуждение текущей ситуации в организации.
Мотивационная — для стимуляции сотрудников (особенно при стрессовой работе). Отличная возможность повысить их эффективность.
Обучающая — передача знаний за короткое время. Быстро и полезно. Между такими встречами должно пройти достаточно времени для усвоения новой информации.

Как же организовать и провести планерку наиболее эффективным образом?

Время

Планерки нужно проводить с утра. Если рабочий день начинается с планерки, менеджеры перестанут опаздывать на работу, кроме того, планерка даст заряд для работы в течение дня.

Отчетность

На планерку менеджеры должны приносить свои отчеты за предыдущий день: журнал звонков и встреч и отчет по продажам. Первый документ показывает, как менеджер использовал рабочее время, второй — каких результатов он достиг. Часто даже на этапе подготовке к планерке менеджеру становиться очевидно, что он затрачивал усилия не в том направлении, а результативность его работы могла бы быть выше. Еще один документ, который менеджер готовит к планерке — список планируемых звонков и встреч

Это важно! Во-первых, готовый список говорит о том, что менеджер может приступать к работе сразу по завершении планерки, а во-вторых, руководитель может скорректировать этот список, выделить приоритеты

Регламент

С одной стороны, планерка не должна превращаться в многочасовое собрание, с другой стороной формальный сбор на пять минут тоже не принесет своих результатов. При правильной организации вполне можно уложиться в полчаса. В начале планерки руководитель проверяет отчеты сотрудников, а в случае невыполнения плана (по звонкам, встречам или продажам) выясняет причину: ошибка, халатность или объективные обстоятельства. Работе каждого сотрудника дается объективная оценка. Это может быть простое устное замечание или похвала, главное, чтобы менеджеры по продажам чувствовали постоянный контроль со стороны руководителя — в этом случае они начинают работать на порядок лучше.

Напечатать

Форматы проведения планерок

1. Подведение итогов, информационная планерка.

Такие планерки могут проводиться еженедельно в начале недели для руководителей всех подразделений вашей организации.

Для чего нужны такие планерки?

2. Планерка – распределение текущих задач.

Обычно проводятся в начале каждого рабочего дня. Формат очевиден – руководитель выдает подчиненным задания на день. Время проведения также не стоит растягивать – все получили задания и пошли его выполнять.

3. Планерка-совещание для обсуждения поставленного вопроса.

Вы заранее формулируете свой вопрос, который вам сформулировала сама жизнь и текущая ситуация на вашем рынке.
Озвучиваете цель планерки, рассылаете эту информацию участникам. Просите их подготовиться (если это необходимо) по данному вопросу. Заранее определяете регламент и секретаря планерки-совещания. Итоги проведения планерки рассылаете всем участникам. Время на проведения такой планерки не более двух часов. Но бывают ситуации, когда времени требуется больше. В таком случае запланирует организованные перерывы по 15-20 минут на чай и просто отдых. (Чай и сладкое тоже подготовьте заранее!)

4. Творческая планерка.

Запросы для работы в коучинге

1) Развитие ресурса креативности для роста (саморазвитие, профессиональный рост, развитие бизнеса)
2) Решение внутренних конфликтов, преодоление кризисов с помощью ресурса креативности

Большинство менеджеров по продажам умеют отлично общаться и продавать, но, к сожалению, стабильность, следование плану работ, анализ и разбор предпринятых усилий — не являются их сильной стороной. Если у менеджера в текущем месяце много заказов, он неминуемо расслабляется: начинает совершать меньше холодных звонков, перестает работать с «уснувшими» клиентами.

На планерках руководитель отдела продаж может отметить намечающийся спад в работе менеджера и довести до сведения сотрудника, что его отлынивание от работы замечено и поставлено на контроль. Разумеется, менеджеры будут всячески противиться участию в планерке, ссылаясь на то, что у них совершенно нет времени, и вот прямо сейчас горит сделка. Нужно понимать, что именно руководитель через планерки реализует функцию административного управления и организует планомерную, без спадов и авралов работу команды.

Как правильно проводить планерку

Планерка окажется полезной только в том случае, если будет организована по определенным стандартам. Иначе встреча превратится в сумбурный диалог, на протяжении которого участники не сумеют понять, с какой целью их собрали. Вот самые важные моменты, на основании которых должна базироваться грамотная планерка:

Четкая установка регламента и списка затрагиваемых вопросов. Всех спикеров, отходящих от них, следует прерывать и возвращать к сути мероприятия.
Оглашение регламента присутствующим на планерке сотрудникам. Каждый участник должен понимать, зачем он здесь находится.
Отказ от попыток поверхностных обсуждений большого количества тем сразу. Лучше организовать несколько коротких планерок, на которых поднимутся вопросы по отдельности, чем собрать персонал на несколько часов без получения необходимого результата встречи.
Назначение куратора, который будет следить за ходом и временем планерки. Им может стать как руководитель, так и любой из участников мероприятия.
Стремление выслушать каждого участника. Нельзя, чтобы на регулярных планерках выступали одни и те же сотрудники.
Назначение секретаря и ведение протокола планерки. Отчет должен быть кратким, понятным и исключительно по делу.
Рассылка протокола с подведенными итогами встречи участникам планерки после окончания мероприятия.

Достоинства проведения планерок на рабочем месте для сотрудников и руководителя

Проведение планерок на рабочем месте является важным элементом организации работы коллектива. Это регулярное собрание, на котором сотрудники и руководитель обсуждают текущие задачи, проблемы и достигнутые результаты. Достоинства проведения планерок на рабочем месте для сотрудников и руководителя неоспоримы и оказывают положительное влияние на работу всей команды.

Во-первых, проведение планерок способствует повышению эффективности работы коллектива. В ходе таких собраний можно оперативно обсудить текущие проблемы, выработать стратегии решения и разработать план действий. При этом каждый участник имеет возможность высказаться и поделиться своими мыслями и предложениями. Такой открытый диалог помогает найти оптимальные решения и ускорить процесс принятия решений.

Во-вторых, проведение планерок способствует укреплению командного духа. Коллективные собрания создают атмосферу сотрудничества и взаимопонимания. В ходе планерок сотрудники общаются друг с другом, делятся информацией и опытом работы. Это способствует формированию единого видения целей и задач команды, а также развитию принадлежности к ней.

В-третьих, проведение планерок способствует повышению мотивации сотрудников. Регулярное обсуждение достигнутых результатов и постановка новых задач помогает поддерживать высокий уровень мотивации у всех членов команды. Кроме того, на планерках можно отмечать достижения коллег, что повышает их самооценку и стимулирует к дальнейшему развитию.

Для руководителя проведение планерок также имеет свои преимущества. Во-первых, это возможность контроля за выполнением задач и достижением результатов. На планерке руководитель может оценить прогресс работы каждого сотрудника, выявить проблемные места и предложить соответствующие корректировки в работе.

Во-вторых, проведение планерок помогает устанавливать четкие приоритеты и распределить ресурсы. Руководитель может определить наиболее важные задачи, сроки и ресурсы для их выполнения, а также обсудить возможности улучшения процессов работы.

В-третьих, планерка дает возможность руководителю получить обратную связь от сотрудников. Они могут выразить свои предложения по улучшению работы или поделиться своим мнением о текущей ситуации. Это помогает руководителю лучше понять потребности команды и принять необходимые меры.

Таким образом, проведение планерок на рабочем месте имеет множество достоинств как для сотрудников, так и для руководителя. Это способствует повышению эффективности работы, укреплению командного духа и повышению мотивации всей команды. Планерка является важным инструментом организации работы коллектива, который можно использовать для достижения поставленных целей и развития бизнеса.

Именно поэтому, если вы являетесь руководителем организации и у вас в подчинении имеется хотя бы небольшой штат сотрудников, то необходимость планерок весьма высока. Ведь только в таком случае вы всегда будете держать “руку” на пульсе и быстро реагировать на все проблемы, которые имеются в ходе исполнения сотрудниками их должностных обязанностей. А это, в свою очередь, помогает вывести бизнес на новые, положительный уровень работы.

Основные причины неэффективности планерок

Чтобы ответить на вопрос, как правильно проводить планерки, следует знать проблемы, с которыми может столкнуться компания. Трудности могут касаться культуры принятия управленческих решений или специфики деятельности организации. В этой статье мы подробно рассмотрим 6 самых популярных проблем с совещаниями, которые испытывают фирмы любой зрелости и размера.

Проблема № 1. Для чего я здесь?

Многие сотрудники не понимают, зачем они посещают рабочие собрания. Они даже не знают, какие вопросы там будут обсуждаться. И получается, что люди приходят на совещания только потому, что их приводит туда напоминание в календаре.

Чаще всего эта проблема возникает в том случае, когда руководитель бездумно определяет участников, не учитывая необходимость присутствия каждого из них.

Случайные рассылки-приглашения действительно отнимают много энергии и сил у тех, чьё присутствие оказывается бессмысленным.

Проблема № 2. Деловое обсуждение или обмен сплетнями?

Возможно, вам знакомо такое двоякое чувство после совещания, когда не совсем понятно — это была важная деловая встреча или коллеги просто собрались поболтать? Если по окончании мероприятия сотрудник не понимает, о чем был разговор, какие задачи поставил руководитель и каким образом можно оценить свою работу, очевидно, что он зря потратил время.

Организатор, не знающий, как правильно проводить планерки, получает именно такой результат. Это серьёзная проблема, которая приводит к демотивации коллектива.

Проблема № 3. Неэффективные обсуждения

Иногда участники собраний просто изнывают от скуки и бессмысленных дискуссий, не дающих абсолютно никакого результата. Каждый из них думает о том, что совещание — это просто сплошная болтовня, не решающая никаких проблем. И никто не понимает, какой вообще смысл в проведении подобного мероприятия.

Том Томисон (сотрудник фирмы HalocracyOne) однажды сказал, что большинство организаций погибают не от голодания, а от несварения желудка. В данном случае к «несварению» информации относятся бесконечные обсуждения.

Проблема № 4. Уклонение от темы

Данная проблема возникает довольно часто и очень раздражает слушателей.

Главных причин уклонения от темы обсуждения всего две.

Первая — когда после озвучивания повестки или её следующего пункта участники сразу же начинают обсуждать этот вопрос. Наверняка многие считают, что именно таким образом и следует проводить планерку. Однако это совсем не так! Это неэффективный способ, который может вызвать довольно сильное раздражение.

Вторая причина ещё серьезнее. Если организатор не озвучивает всем присутствующим повестку полностью, то некоторые сотрудники непременно передвинут свои доклады в начало списка, чтобы побыстрее отчитаться. И при этом им все равно, насколько важными будут их выступления.

В результате формирование повестки начинает походить на гонку должностей и полномочий за первые позиции в списке. Это может быть даже весело, но совсем неэффективно.

Проблема № 5. Бесполезные протоколы

Лучше всего эффективность собрания определяет то, что происходит после него.

Некоторые компании составляют по результатам совещания многостраничный протокол, который рассылают всем сотрудникам. Но никто его не читает. Что уж говорить о выполнении поставленных задач.

Получается, что даже когда в ходе обсуждений находится решение проблемы, это вовсе не является гарантией того, что она будет решена.

Какое разочарование испытывает руководитель, который потратил своё ценное время на то, чтобы провести собрание и отыскать подходящее решение проблемы, а на следующей встрече выяснил, что ничего не изменилось и проблему всё ещё не решили.

Проблема № 6. Соревнование нескольких эго

Эта проблема моментально убивает продуктивность. Она выражается по-разному, но чаще всего описывается примерно так:

«Появляется ощущение, что все участники мероприятия являются лишь зрителями очередного раунда политических дебатов между одними и теми же кандидатами».

Вне зависимости от темы проводимых планерок на них всегда выступают одни и те же люди, освещающие одни и те же вопросы и вносящие одни и те же предложения.

И что из этого выходит? У сотрудников появляется чувство незащищенности и боязнь озвучить своё мнение, так как они не желают становиться конкурентами и мишенью для нападок основных участников дебатов. В результате большинство слушателей остаются на втором плане, их не видно и не слышно. И все они зря тратят своё время на совещаниях.

Планёрки на расстоянии

С каждым годом становится всё больше компаний, которые отказываются от офисов и переходят на удалённый формат. Как же проводить планёрки, когда все сотрудники живут не только в разных городах, но и в разных частях света? Наталья Одегова
основатель онлайн-тренинг-центра 1day1step.ru

Раньше я работала в крупной корпорации. Сейчас все мои сотрудники из разных городов и даже стран, и мы очень много общаемся онлайн. Предыдущий опыт позволил взять лучшее, и изменить то, что было явно неэффективно.

Люди работают онлайн для того, чтобы иметь больше времени, поэтому все планёрки сильно короче и гораздо результативнее. Мы не собираем на встречу людей, которые не могут оказать влияния на решение вопроса, и значит, не расходуем их время зря. Планёрка проходит сжато и только по делу. Нередко это созвон по скайпу на 5-10 минут с обсуждением конкретного вопроса.

Есть показатели, которые мы регулярно мониторим, но по ним мы вообще не созваниваемся, а выкладываем новые данные в общий чат и принимаем решения, обсуждаем новые шаги по улучшениям.

По срокам: так как у нас вообще много свободы, то я никогда не выжимаю кратчайшие сроки в проектах «на развитие», а спрашиваю: «В какой срок ты веришь? За какой срок можешь отвечать?» Такой подход позволяет сотруднику осознанно взять на себя ответственность и с большим желанием и удовольствием поработать над задачей.

И очень помогают промежуточные контрольные точки, когда я заглядываю в процесс и смотрю, в правильном ли направлении двигаются дела.

Что это такое

Вы когда-нибудь пробовали проводить планёрки с сотрудниками? Если да, то уверен, Вы сталкивались по окончании мероприятия с такими высказываниями, как “Опять поговорили ни о чём”.

Это классическая ситуация, и связана она с незнанием того, как проводить планёрки, а не с тем, что это в целом плохо и неэффективно.

И чтобы сразу расставить все точки, давайте зафиксируем само понятие, что такое планёрка.

И обратите внимание, я беру его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов, Даль, Тихонов или Кузнецов. Все они дают, плюс-минус, одно и то же описание

Планёрка – короткая встреча для оценки и определения хода выполнения поставленных задач.

Ключевое слово – короткая встреча. Именно это отличает проведение планёрки от совещания.

И так как в мире всё относительно, определим максимальный предел, сколько длится такая встреча – это 60 минут. Всё остальное это не планёрка, а, как мы уже говорили, совещание.

1. Виды планёрок

Планёрка планёрке рознь. На первый взгляд они все одинаковы, но в реальности их структуры и цели проведения различаются между собой. Поэтому Вам нужно знать их виды и использовать именно те, что нужны Вашей команде.

1.1 Время проведения

Мы можем разделить все планёрки на три времени: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Обычно в компании есть только один из этих вариантов, все остальные считаются ненужными. Хотя все они несут разные задачи и проводятся по разному плану.

Часто ежемесячную планёрку растягивают до 2-3 часов. В этом случае, по правилам русского языка, это уже совещание.

Но так как нам важнее не фактическое название, а реальное назначение, то можем допустить такую встречу и до 3 часов. Главное, чтобы всё это было по делу.

Также нужно учесть, что существуют не системные собрания для решения срочных или насущных вопросов. Такие планёрки так и называются – внеплановые. Собираются, проводятся и заканчиваются довольно быстро. Но они есть и от них не убежать.

Было бы замечательно, если бы все, или хотя бы многие, компании работали, как в анекдоте выше. Но, увы, такая схема практически никогда не встречается. Поэтому переходим далее к темам планёрок.

1.2 Тема встречи

Помимо того, что планёрки делятся на временные промежутки, они ещё делятся на темы.

Хотя для большинства планёрка – это оценка выполненных задач за неделю и подведение итогов по достижению плана продаж. Такой формат тоже есть, но всё постепенно.

В условиях реалий, наши планёрки похожи на снежный ком из разных тем. Это не плохо

Главное, чтобы всему удавалось уделить достаточное внимание

Стратегия “Галопом по Европам” ни к чему хорошему не приведёт, так как и рыбку съесть, и сковородку не помыть – не получится. Это миф.

Почему люди называют планерку “пережитком прошлого”?

Планерка для сотрудников: как правильно проводитьПочему люди называют планерку “пережитком прошлого”?В наше время, когда существуют множество инструментов для коммуникации и обмена информацией, планерка для сотрудников может показаться устаревшим и неэффективным способом проведения рабочих встреч. Однако, несмотря на это, планерка остается полезным инструментом организации работы коллектива и достижения целей компании.

Один из основных аргументов против использования планерки – это то, что она требует значительного времени и ресурсов. Вместо того чтобы решать задачи и работать над проектами, сотрудники вынуждены тратить время на встречу, которая может затянуться на неопределенное время. Кроме того, некоторые считают, что результаты планерки можно достичь через электронные коммуникационные каналы, такие как электронная почта или мессенджеры.

Однако следует помнить о преимуществах планерки для сотрудников. Во-первых, планерка способствует эффективной коммуникации и синхронизации действий между участниками. В процессе встречи можно обсудить текущие задачи, выявить проблемные моменты и найти решения. Это помогает предотвратить недоразумения и повышает продуктивность работы коллектива.

Во-вторых, планерка способствует развитию командного духа и сотрудничеству. В процессе общения на встрече сотрудники имеют возможность выражать свои мысли и идеи, а также слушать мнение других членов команды. Это помогает создать атмосферу взаимопонимания и поддержки, что является основой для успешного выполнения задач.

Кроме того, планерка может быть полезной для разработки стратегии компании и постановки целей на будущее. На встрече можно обсудить направления развития бизнеса, рассмотреть новые возможности и определить приоритеты. Такая работа позволяет создать единую визию для всего коллектива и способствует достижению общих целей.

Чтобы планерка была максимально эффективной, необходимо придерживаться нескольких правил. Во-первых, встреча должна быть хорошо организована и структурирована. Заранее определите повестку дня и распределите время для обсуждения каждого пункта

Важно также учесть интересы и мнение каждого участника

Во-вторых, подготовьтеся к планерке заранее. Проведите анализ текущей ситуации, подготовьте необходимые материалы и данные. Это поможет сэкономить время участников встречи и сделать ее более продуктивной.

Наконец, после проведения планерки важно произвести анализ результатов и принять меры по реализации обсужденных на встрече решений. Следите за выполнением поставленных задач и контролируйте достижение целей

Таким образом, несмотря на возможности современных коммуникационных инструментов, планерка для сотрудников остается актуальным способом проведения рабочих встреч. Она способствует эффективной коммуникации, развитию командного духа и постановке общих целей. Главное – проводить планерку правильно, организовывая ее структурированно, подготавливаясь заранее и анализируя результаты.

План, регламент оперативки

Исходя из сказанного, можно сформулировать основные правила:

План работы. Должен быть детальный план работы. Этот план должен быть настолько детальным, насколько часто проводится пятиминутка. Например, если мы проводим оперативное совещание каждый день, то и план должен быть с подневной детализацией, хотя бы на пару недель вперед. Иначе на планерке будет просто нечего обсуждать. Бессмысленно заслушивать отчет сотрудника о работе, проделанной за день, если неизвестно, что он за этот день должен был сделать.

Регламент. На доклад каждого участника должно отводиться минимум времени. Обычно выделяется около пяти минут, но можно обойтись и меньшим временем. Могут быть частные случаи, когда, например, сотрудник докладывает новости. Ему нужно предоставлять время, исходя из объема новостей. На обсуждение выделяется столько же времени, сколько на доклад. Во время обсуждения можно задать уточняющие вопросы, давать короткие советы, договориться, что предстоит сделать сотруднику до следующей планерки. Если за отведенное на оперативке время обсудить вопрос не удается, то нужно запланировать его проработку после нее, с участием только тех сотрудников, которые имеют к вопросу отношение. Это позволит не отвлекать и не тратить время остальных, не имеющих к вопросу никакого отношения.

Протокол. Все принятые решения должны фиксироваться в протоколе. Тогда на следующей планерке мы просто берем протокол предыдущей и проверяем, все ли участники сделали запланированное на предыдущем совещании. Если сотрудник не смог выполнить задачу, нужно решить, как этому сотруднику помочь. Глупо ждать, что не сделав задание за первую неделю, он сделает его за следующую. Нужно выяснить, какие трудности сотрудника остановили, как эти трудности можно преодолеть совместными усилиями.

Правила проведения планерки

Эффективные планерки получаются таковыми только при следовании определенным стандартам. В противном случае выходит вариант «а поговорить», когда ни один из участников прошедшей встречи не понимает, зачем он провел на ней последние полчаса.

Важно:

Четко установить регламент встречи и круг обсуждаемых вопросов. Всех скатывающихся в рассуждения на посторонние темы, необходимо прерывать и возвращать к сути.
Сообщить регламент всем участникам. Каждый должен понимать, что он здесь делает.
Избегать попыток обсудить всё «по верхам». Лучше выбрать проведение планерок длительностью до 15 минут ежедневно и посвятить время каждому вопросу отдельно, чем собрать всех в переговорной на три часа.
Назначить куратора и строго следить за хронометражем собрания. Кстати, это может быть не только руководитель, но и кто-то из сотрудников. Так результат может получиться интереснее.
Стремиться выслушать мнение каждого. Не допускать, чтобы на планерке ежедневно выступали с докладами те же несколько человек.
Выбрать секретаря и вести протокол «строго по делу», избегая многостраничных опусов, которые никто не будет читать.
После окончания встречи протокол со списком принятых решений, а также ответственными и сроками исполнения разослать всем участникам или повесить рна видном месте.