Зачем автоматизируют бизнес-процессы?
Существует способ одновременно оптимизировать бизнес-процессы, снизить эксплуатационные расходы, снизить риски безопасности и исключить риск человеческих ошибок. С момента своего изобретения в 1940-х годах автоматизация превратилась из новой в устоявшуюся технологию, становясь с течением времени все более сложной. В частности, она открывает перед предприятиями во всем мире захватывающие возможности с точки зрения эффективности, экономии затрат и, конечно же, цифровой трансформации.
Что представляет собой автоматизация бизнес-процесса? Это не требует пояснений, поскольку относится к использованию технологий для выполнения действий, которые иначе производились бы вручную.
Под «бизнес-процессом» понимается любой набор действий, направленных на достижение цели, особенно те, которые имеют высокую повторяемость и задействуют несколько ИТ-систем. Организации могут использовать BPA для автоматизации целых процессов или даже отдельных этапов более крупного процесса — в зависимости от того, что лучше всего соответствует потребностям бизнеса. Устраняя или значительно сокращая необходимость ручного вмешательства, автоматизация дает организациям возможность оптимизировать и стандартизировать рабочие процессы, обеспечивая повышение эффективности и экономию затрат. По этой причине BPA также часто называют автоматизацией рабочих процессов.
В наши дни практически невозможно говорить о BPA, не упоминая роботизированную автоматизацию процессов (RPA). RPA — это разновидность автоматизации, которая опирается на передовые технологии, вроде искусственного интеллекта, машинного обучения и ботов. Как и в случае с BPA, организации могут использовать RPA для автоматизации процессов низкого уровня, таких как обработка счетов или отправка электронных писем. Однако, учитывая сложную природу RPA, ее также можно использовать для автоматизации когнитивных задач более высокого уровня, таких как ответы на запросы службы поддержки клиентов или управление аудитом программного обеспечения. Помимо самой базовой технологии, еще одно ключевое различие между этими двумя формами автоматизации заключается в том, что автоматизация бизнес-процессов предназначена для дополнения человеческого труда, тогда как автоматизация процессов роботами часто предназначена для его замены.
Основные инструменты автоматизации в сфере продаж
Ошибочно полагать, что благодаря одному лишь внедрению CRM-системы отдел продаж будет полностью автоматизирован. Безусловно, CRM является необходимым компонентом системы автоматизации бизнес-процессов. Однако одного этого инструмента для эффективной работы явно недостаточно.
Предлагаем ознакомиться с нашим рейтингом инструментов, действительно автоматизирующих деятельность отдела продаж.
Данная связка необходима в работе, предполагающей частые звонки. При этом решаются следующие задачи: контроль работы менеджеров, рациональное распределение рабочего времени, автоматизация основных бизнес-процессов.
Преимущества инструмента:
- Автоматическое формирование сделок и контактов после совершенного звонка. Менеджеры по работе с клиентами освобождаются от ручной работы по внесению данных в базы. Также им теперь не нужно держать важную информацию в голове.
- Автоматическое создание задач и их распределение по сотрудникам исходя из текущей загруженности. Зафиксированный контакт и привязанная к нему сделка сразу же закрепляются к определенному менеджеру в виде задачи.
- Аередача в систему рекламных материалов с ключевыми словами также в автоматическом режиме.
Современные calltracking-сервисы уже оптимизированы для подключения к распространенным CRM-системам в пару кликов мышью.
Подробнее
2. Платформа для управления проектами
Требуется при взаимодействии нескольких различных по функциям отделов. Например, в компании есть два подразделения, занимающихся, соответственно, продажами и технической поддержкой. Специалисты из отдела продаж через данную платформу могут определять для техподдержки задания на подключение новых проектов, а также контролировать эту работу.
3. Сервис для взаимодействия с клиентами
Платформы с похожим функционалом сегодня представлены в большом количестве, при том что по стоимости использования они могут отличаться. Этот сервис предлагается в виде комплекса, включающего в себя различные аналитические инструменты, изучающие поведение клиента в процессе посещения сайта, систему персонализированной рассылки и онлайн-консультант.
Подробнее
Решаемые задачи:
удобное размещение в одном месте всех способов коммуникации с клиентами (чат, электронная почта, мессенджеры);
Такое решение позволяет значительно сократить время реагирования менеджеров на поступающие обращения.
рассылка уведомлений;
Зарегистрированные в системе участники будут всегда в курсе новых клиентских обращений благодаря своевременной рассылке оповещений на электронную почту либо мобильный телефон.
вовлечение посетителей в диалог;
При посещении сайта клиент видит появляющуюся перед ним форму онлайн-чата и тем самым может сразу же задать интересующие его вопросы
При использовании онлайн-консультанта важно, чтобы на сайте отображались реальные имя, фамилия и фотография персонального менеджера. Это повышает уровень доверия клиента к компании
гарантированное получение ответа;
Даже если посетитель закрыл форму чата сразу после заданного вопроса, ответ менеджера все равно придет на указанную клиентом почту.
подключение к чату других сотрудников.
Данное средство автоматизации бизнеса позволяет другим менеджерам подключаться к диалогу таким образом, что клиент не увидит внутренней переписки между ними
Это особенно важно, когда исполнитель не способен в одиночку решить проблему посетителя. Тогда он в реальном времени может попросить помощи своих коллег
Подробнее
4. Инструменты, отслеживающие открытие писем клиентами
Иногда нужна не просто рассылка коммерческих предложений, но также ответная реакция на них со стороны потенциальных клиентов. В таких случаях данное средство будет незаменимым помощником.
Какие задачи оно решает?
уведомление сотрудников о том, что клиент открыл отправленное ему коммерческое предложение;
Этой информации зачастую достаточно для построения дальнейшего общения с клиентом.
отложенная отправка сообщений;
Функция позволяет подготовить и запланировать рассылку писем на конкретное время.
детальное отслеживание заинтересованности клиента;
Есть возможность не только фиксировать открытие коммерческого предложения клиентом, но даже отслеживать степень изучениям им отдельных страниц КП. Так формируется информация о заинтересованности клиентом отдельными моментами, что также дает возможность выстроить дальнейший диалог.
Автоматизация разработки и создания сайтов и приложений
Не обязательно делать сайт с нуля — дизайн, верстку, кодинг. Есть конструкторы сайтов, которые помогают сэкономить деньги и время на разработке.
Такие сайты можно интегрировать с нужными программами и платформами без участия разработчиков. Для сайтов, собранных в конструкторах, не нужен отдельный хостинг.
Расскажем о трех популярных конструкторах сайтов и одном конструкторе приложений.
подходит для небольших компаний и фрилансеров. На бесплатном тарифе доступен только базовый шаблон: можно сделать промостраницу или лендинг для сбора контактов. Есть возможность подключить собственный домен и работать с инструментами для SEO-продвижения.
Варианты шаблонов для разных бизнес-ниш в конструкторе сайтов uCraft
— конструктор сайтов с технологией Drag&Drop: просто зажимаете левой кнопкой мыши нужный блок и перетаскиваете его на рабочее пространство. Сайты получаются адаптивные — хорошо смотрятся на десктопе и смартфоне.
В Wix тоже есть набор шаблонов — практически готовые сайты, на которых нужно просто заменить информацию на актуальную для бизнеса
Есть также возможность собрать веб-сайт с нуля, но для этого нужны знания html-верстки.
Cайты на «Тильде» хорошо индексируются поисковыми системами, можно добавить мета-описания и заголовки на страницах для поисковой оптимизации сайта.
В бесплатной версии можно опубликовать только один сайт.
Готовые шаблоны сайтов в Tilda
— конструктор приложений для смартфонов на Android и iOS. Подойдет тем, кто не разбирается в разработке: простой drag&drop редактор, встроенная система управления контентом (CMS) и около тысячи шаблонов. Есть пробный бесплатный период.
Шаблоны мобильных магазинов в сервисе IBuildApp
6 место – Comindware
- Разработчик: Comindware
- Функциональность: BPM для автоматизации бизнеса, для создания собственных решений, для описания деятельности фирмы
- Триальная версия: нет (есть интерактивное демо)
- Цена Comindware: по индивидуальному запросу
Автоматизация с помощью интеграции данного приложения Business Process Management позволяет получить набор типовых сервисов, внедряемых в архитектуру компании. Это CRM, электронный документооборот, управление IT-сервисами, управление заказами, поставками и логистикой. Работа решения прозрачная, есть обширный набор инструментов для разработки типовых продуктов под собственную среду. По желанию пользователя разработчик может создать оригинальную систему управления бизнесом с любым функционалом и возможностями. В нашем рейтинге эта BPM-система находится потому, что у решения Comindware нет аналогов в плане количества вариантов разработки специализированных проектов.
Кому нужна автоматизация
Автоматизировать процессы можно в бизнесе любого размера, но сложная автоматизация требуется не всем.
Для начала нужно определиться с процессами, которые хочется «поставить на рельсы», и посчитать количество времени, которое тратят сотрудники на их выполнение вручную. Исходя из этого нужно понять, насколько целесообразна будет их автоматизация.
Малому бизнесу лучше обойтись типовыми решениями и не вкладывать миллионы в индивидуальные проекты. Почти в каждой облачной программе есть пробный период или бесплатный тариф с базовой функциональностью. Можно протестировать и понять, подходит эта программа для ваших задач или нет.
Допустим, раньше в компанию приходило 10 заявок в день. Менеджер обрабатывал их в течение 3 часов, а остальное время тратил на подготовку документов, коммуникацию с поставщиками и другую рутину.
Сейчас в день приходит 50 заявок — менеджеру не хватает целого дня, чтобы их разгрести. Что делать? Можно нанять второго менеджера или автоматизировать обработку заявок с помощью CRM. Если поток заявок продолжит расти, лучше сделать и то и другое.
Крупные компании чаще всего автоматизируют не отдельные, а сразу все свои процессы. В результате они получают единую систему. Это дорого, но эффективность бизнеса при этом заметно растёт.
Чтобы это реализовать, нужно разрабатывать индивидуальные проекты, использовать сложные программы, глубоко погружаться в процессы и разбирать всю бизнес-модель компании на молекулы. Без автоматизации большому бизнесу сложно масштабироваться.
Проблемы и решения при внедрении автоматизации
Основные проблемы при автоматизации процессов через 1С связаны с неверным выбором ПО, неправильной настройкой программ, неграмотным использованием функционала. Эксплуатацию платформы затрудняет отсутствие соответствующих навыков у персонала. Сложности возникают при обращении к «специалистам», неспособным адаптировать ПО под нужды заказчика.
Ошибки и пути их устранения
- Неактивность заказчика в процессе разработки решения. В проекте должен участвовать представитель компании, хорошо понимающий все нужды и проблемы предприятия, разбирающийся в рабочих процессах, наделенный полномочиями. Подход «сделайте все как надо без нас» здесь не работает.
- Неправильный выбор ПО. Программу выбирают под нужды компании с помощью специалиста по 1С. Нельзя ориентироваться на друзей, конкурентов, название программы, нельзя перепоручать этот важный этап бухгалтеру или секретарю, выбирать по наитию или эффектности рекламы. Очень плохой вариант — купить наугад ПО и пытаться адаптировать его под свои запросы.
- Установка без адаптации. 1С хороша своей гибкостью, возможностью адаптации под поставленные задачи. Банальная установка без внедрения в бизнес-процессы, без обучения персонала и интеграции с сопутствующими инструментами только усложнит функционирование предприятия. Пренебрегать гибкостью программы и ограничиваться лишь стандартным функционалом — это упустить ценные возможности и ресурсы.
Как минимизировать риски и повысить эффективность проекта
Чтобы минимизировать риски при покупке ПО, надо правильно выбрать специалистов, которые займутся его внедрением. Компетентный «внедренец» сначала вникает в поставленные перед ним задачи, изучает деятельность фирмы, составляет чек-лист нужд компании. Если вам предлагают сперва приобрести программу, а затем разбираться — целесообразно избегать таких «внедренцев».
1С способна решить все разумные задачи. Опытный специалист подберет и предложит наилучший инструмент для вашего конкретного случая, учитывая особенности платформы, не делая акцент на платформенные ограничения.
Автоматизация бизнеса 1С в компании Binom Systems
Внедрение ПО — сложная задача. Специалисты Binom Systems понимают, что от этого этапа зависит эффективность взаимодействия с платформой. Глобальная переделка запущенного ПО трудоемка, фундаментальные ошибки исправить дорого. Поэтому нужно работать поэтапно, тщательно контролируя результат на каждом шагу.
Мы специализируемся на автоматизации производств, розничных, оптовых предприятий. Настраиваем типовые решения, адаптируем конфигурацию под тонкости вашего бизнеса. Готовим предложения для поддержания текущего уровня и развития компании. Предоставляем официальные гарантии по договору.
Компания Binom входит в сеть 1С:Франчайзинг, поэтому наши специалисты имеют обширные знания по работе с платформой. Для предварительной консультации оставляйте заявку на сайте или по телефону.
Преимущества
K2
Йоханнесбургу. Южная Африка
K2 Blackpearl — платформа для разработки процессо-ориентированных приложений. К2 Blackpearl — это программное обеспечение для автоматизации потоков работ и построения систем управления бизнес-процессами, позволяющее разрабатывать приложения для SharePoint и интегрировать решения на платформе Microsoft с SAP.
К2 Blackpearl построен на базе .NET. Он заменяет традиционно сложный процесс разработки программного обеспечения на простой в использовании, интуитивно понятный инструмент. Платформа позволяет бизнесменам и технологам пользоваться приложениями для управления процессами, которые точно соответствуют растущим потребностям организации.
Что такое автоматизация бизнес‑процессов и для чего она нужна
Автоматизация процессов — частный случай оптимизации. Она помогает бизнесу экономить на рутине. Алгоритмы выполняют повторяющиеся задачи быстрее, и у команды остаётся больше времени на другие дела.
Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе, а можно подключить и онлайн-систему бухучёта. Программы самостоятельно обработают заявки, подтянут данные по оплате, отправят письма клиентам и составят отчёты в налоговую.
В этом суть автоматизации. Это внедрение софта, который помогает выполнять рутинные задачи быстрее, продуктивнее и эффективнее.
Разберём, как работает автоматизация, на примере продаж на маркетплейсах. У менеджеров много рутинных задач — например, перезвонить клиенту, отследить оплату, проверить товар на складе, напечатать наклейки, упаковать заказ.
Автоматизация сведёт количество таких операций к минимуму. После получения заказа менеджеру останется только упаковать товар и отправить его клиенту.
Автоматизация сокращает количество ручных операций и забирает рутинуИнфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
Автоматизация ≠ цифровизация. Цифровизация гораздо глубже и сложнее. Допустим, в компании есть менеджер по продажам. Он каждый день обзванивает клиентов и ведёт сделки в Excel.
Внедрение программы автоматизации бизнеса
Для автоматизации тривиальных процессов и задач в большинстве случаев достаточно установить программное обеспечение и заполнить его исходными данными. После этого можно начинать работу с документами, клиентской базой и формированием повседневных заданий.
Более сложные процессы (к примеру, план рентабельности будущих заказов после заключения сделки во избежание убыточных продаж), вероятно, потребуют тонкой настройки программного обеспечения с учетом существующей бизнес-практики. Как правило, в современных системах уже запрограммирован типовой процесс решения задач, однако фактически в некоторых компаниях применяется свой метод достижения результата. От данной индивидуальной методики и стоит исходить на этапе внедрения ПО.
Работы по подключению к системе автоматизации можно выполнять как самостоятельно, так и с привлечением сторонних специалистов. В последнем случае каждый этап внедрения желательно выполнять при участии руководителя и ключевых сотрудников компании для наиболее качественного и точного результата. Тесное взаимодействие руководства с подрядчиком повысит шансы на успех проекта.
Специалисты по внедрению выбираются аналогично ремонтным бригадам по отделке квартир. Сперва нужно проанализировать рынок и выделить компании с наиболее приемлемым соотношением цены и качества, опыт которых позволяет решить конкретные задачи по автоматизации бизнеса. Рекомендуется выбирать подрядчиков, обладающих сертификатом соответствия международному стандарту ISO 9001:2008. Затем нужно встретиться и пообщаться с представителями каждой из выбранных компаний, в том числе с сотрудниками, непосредственно сопровождающими проекты. Во время каждой встречи ознакомьтесь с портфолио. Проверьте, есть ли среди клиентов подрядчика компании, сходные с вашей по сфере деятельности. Если такие компании есть, полезно будет связаться с их руководителями и выяснить их мнение о подрядчике, а именно о качестве выполненных работ по внедрению и возникших трудностях в процессе взаимодействия.
И еще один важный совет. Выбирайте компанию по внедрению, соразмерную вашей. Двум небольшим фирмам всегда проще и быстрее договориться, так как общение проходит на равных.
Что такое автоматизация бизнес-процессов
Под бизнес-процессом (БП) понимают любую повторяющуюся последовательность действий, которая помогает компании достичь заданной цели: разработать продукт, выполнить продажу.
Бизнес-процессы называются автоматизированными (АБП), если при завершении одного этапа последовательности автоматически стартует следующий. Этим мы уменьшаем рутину и оптимизируем использование производственных ресурсов предприятия.
Простейший пример автоматизированного БП — конвейер. Менеджеру не нужно отдавать распоряжение, чтобы сотрудник приступил к очередному этапу сборки изделия. Результаты выполнения предыдущего этапа буквально подъезжают к работникам на ленте, менеджер управляет не людьми (ручное управление), а процессом: следит, чтобы не было сбоев.
Сегодня БП обычно автоматизируют не аналоговым, а цифровым способом. Действия людей и машин оцифровываются, и дальше выполняется численное моделирование виртуальных процессов.
Видеозвонки в SberJazz
Общайтесь с друзьями и близкими из любой точки страны
Попробовать сейчас
10 Место – ProWorkflow
- Разработчик: Proactive Software
- Предназначение: универсальная BPM-система с облачной автоматизацией для интеграции и модернизации бизнес-процессов разных уровней
- Free версия: представлена только платная лицензия
- Стоимость ProWorkflow: от 760 ₽/месяц за сотрудника
Для России цена данного продукта более чем приемлемая, интерфейс простой (русскоязычный вариант присутствует). В нашем рейтинге этот софт представлен потому, что программа позволяет оптимизировать управление работой специалистов через проектно-задачный менеджер. Деятельность людей и все процессы строго прозрачны за счет онлайн-отчетов и графиков, иерархичных деревьев, собственных средств коммуникации, которые позволяют повышать продуктивность личного общения. В наличии прямые средства контроля (также с простым интерфейсом) и облачная автоматизация.
Как происходит внедрение и работа в BPM
Этапы внедрения BPM-систем могут различаться в зависимости от конкретной компании и ее потребностей, но, в целом, можно выделить следующие этапы:
Определение бизнес-процессов и их целевые показатели
Перед внедрением BPM-систем необходимо определить бизнес-процессы, которые требуют автоматизации, а также целевые показатели, которые необходимо достигнуть после внедрения. Для этого можно провести анализ текущих бизнес-процессов, выявить узкие места и проблемные зоны, а также определить дополнительные критерии оценки производительности.
Выбор BPM-системы и ее установка
После того, как определены бизнес-процессы и их целевые показатели, компания может начать поиск и выбор подходящей BPM-системы. После выбора системы, ее необходимо установить и настроить в соответствии с потребностями компании.
Создание бизнес-моделей
Для того, чтобы автоматизировать бизнес-процессы, компания должна разработать и определить бизнес-модели. Бизнес-модели – это способ описания того, как бизнес-процессы будут автоматизироваться и каким образом они будут работать в новых условиях.
Тестирование бизнес-моделей
После того, как бизнес-модели созданы, следует их тестирование. Бизнес-модели могут быть пошагово оттестированы на отдельных этапах, чтобы убедиться в их работоспособности и адаптации к особенностям компании.
Обучение сотрудников
Новая BPM-система требует обучения сотрудников, которые будут ее использовать. Обучение должно включать в себя как базовые знания о том, как использовать систему, так и более продвинутые технологии и способы ее использования.
Разворачивание, внедрение и эксплуатация
После успешного тестирования и обучения, систему можно развернуть и внедрить на практике
Важно следить за ее работоспособностью и производительностью, для чего можно использовать режим мониторинга и контроля производительности. Кроме того, система должна поддерживаться и обновляться регулярно в соответствии с потребностями компании
С чего же стоит начинать автоматизацию?
С анализа бизнес-процессов и ответа на вопрос: какие процессы вам важно автоматизировать и почему? Я бы рекомендовала в первую очередь автоматизировать процессы, которые часто повторяются и сложные процессы. Автоматизация простых процессов позволит сократить время их выполнения и минимизировать издержки
Большие затраты (зарплата сотрудников, аренда офиса и т.д.), особенно для малых компаний и стартапов, сильно «бьют» по бизнесу. Автоматизация сложных процессов позволит нивелировать «человеческий фактор» и предотвратить «сбой», который может повлечь серьезные последствия для бизнеса. Современные технологии нацелены на сведение до минимума человеческого участия в сложных бизнес-процессах и в работе оборудования, так как человеческий фактор нередко препятствует объективной оценке ситуации и правильной реакции на нее.
Кроме того, важно автоматизировать процессы, которые завязаны на коммуникациях с клиентами. Допустим, взять малый бизнес по продаже бытовой техники
Мы понимаем, что успех и развитие такого бизнеса сильно зависит от клиентоориентированности компании, а соответственно необходимо сделать так, чтобы клиент был доволен (это может быть и получение быстрой обратной связи, оперативная обработка заказа, слаженная логистика заказа, продуманная система лояльности, гибкое ценообразование и т.д.). Это как раз те процессы, которые требуют автоматизации в первую очередь и без которых успех в бизнесе маловероятен. Чем технологичней бизнес, тем быстрее и мощнее он развивается.
Что такое BPM-системы
BPM-система – это специализированное программное обеспечение (приложение) для автоматизации управления бизнес-процессами. Аббревиатура BPM образована от «Business Process Management», в переводе – «Менеджмент Бизнес Процессов»
Сразу обратим внимание на различие с аббревиатурой BPMS. Во втором случае «S» – это сокращение от «system», то есть полностью «Business Process Management System», аналог русскоязычного варианта BPM-системы
В англоязычных источниках почти всегда используется вариант BPMS, в России системы для автоматизации управления бизнесом именуют по-разному, включая Business System.
Какие возможности дает внедрение программ Business Process Management:
- Бизнес-процессами проще управлять, они быстро адаптируются и вводятся в работу с меньшими затратами.
- Комплексный бизнес-контроль выявляет узкие места, что поднимает общую производительность фирмы.
- Автоматизирование за счет интеграции BPM увеличивает продуктивность работы сотрудников.
- Программы типа BPM перманентно отслеживают соответствие нормативным стандартам по отрасли.
- BPM системы увеличивают удовлетворенность клиентов на всех этапах, включая техподдержку
- Автоматизация бизнес-процессов вашей компании согласует работу отделов вплоть до каждого сотрудника.
BPM – это программа для создания действительно необходимых бизнес-процессов, их моделирования, внедрения, улучшения и отладки. Ниже на конкретных примерах мы увидим, что BPMS – это бизнес-контроль в рамках всех эшелонов, от учета рабочего времени сотрудников (то есть часов, которые они тратят конкретно на работу, а не на личные вопросы) до роста уровня лояльности клиентов.
Что значит автоматизация бизнеса
Когда рутинные задачи бизнеса и стандартные операции полностью либо частично возлагаются на специализированное программное или программно-аппаратное обеспечение, говорят об автоматизации данного бизнеса. В результате высвобождается значительное количество человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, формируется более эффективная стратегия управления.
Существует две основных области внедрения автоматизации:
базовые бизнес-процессы (управление продажами, клиентское обслуживание);
Задача в данном случае — с помощью автоматизации повысить объем выпускаемой продукции, увеличить продажи и повысить доходность бизнеса.
сервисные и оперативные процессы (бухучет, ведение отчетности, делопроизводство).
Здесь смысл состоит в сокращении затрат ресурсов на рутинные операции. На повышение доходности компании автоматизация данных процессов влияет лишь опосредованно.
Автоматизация управления бизнесом решает следующие общие задачи:
- более эффективно ведется оперативная деятельность компании, включая учет и контроль;
- значительно упрощается документооборот — автоматически формируются документы любого типа при работе с партнерами (деловые предложения, различные накладные и счета-фактуры, акты сверки);
- также возможно создавать отчеты в любом разрезе деятельности и за любой временной период;
- сокращаются затраты на штат сотрудников, увеличивается их продуктивность благодаря освобождению от рутинных обязанностей, более эффективно используется рабочее время;
- влияние человеческого фактора на основные процессы бизнеса сводится к минимуму;
- гарантируется безопасность хранения информации;
- повышается общее качество работы с клиентами.
Подробнее
Программное обеспечение
Главный инструмент в цифровизации — BPM для управления бизнес-процессами. Это категория корпоративных информационных систем, которые позволяют эффективно автоматизировать процессы управления. ВРМ осуществляют поиск несоответствий и мониторинг сложностей для улучшения и моделирования процессов. Этот инструмент помогает организации быть гибкой и легко подстраиваться под изменения рынка.
В сочетании с ВРМ используют специальное программное обеспечение — далее рассмотрим виды ПО и их особенности:
- 1С — используется для цифровизации внутренних процессов на разных участках бизнеса. Функционал программ 1С предлагает большой выбор отраслевых конфигураций для бухгалтерии, учета кадров, контроля рабочего времени и т.д.
- CRM-системы — позволяют автоматизировать, оптимизировать, анализировать продажи, работу над проектами, маркетинг. Главная задача CRM заключается в улучшении качества обслуживания клиентов. Автоматизация бизнеса позволяет избавить менеджеров от выполнения рутинных задач, улучшить контроль по каждой сделке и оперативной аналитике. Можно сказать, что CRM-сервис создает уникальную экосистему внутри предприятий, благодаря чему сотрудники работают продуктивнее, не отвлекаясь на лишнее.
- Project Management системы — помогают оптимизировать управление проектами. Для этого выбирается ответственный исполнитель, а задача разбивается на небольшие подзадачи с приоритетностью исполнения и сроками. Используют такие инструменты, когда параллельно ведется много проектов. Такое решение помогает повысить производительность и соблюдать дедлайны.
- Системы аналитики — еще один инструмент в помощь бизнесу. Их используют для выявления трендов, закономерностей и исключений. С помощью систем аналитики прогнозируют исходы разных действий. В ходе работы собираются данные в одно целое и на основе этой информации формируют отчеты.
Кстати, программное обеспечение все чаще использует технологии искусственного интеллекта (ИИ) для лучшей интерпретации неструктурированных данных. Это приводит к улучшению пользовательского опыта, поскольку технология учится преодолевать двусмысленность и взаимодействовать с потребностями пользователя, не требуя привлечения технического специалиста.
Форматы описания бизнес-процессов
Бизнес-аналитики оформляют описание процессов разными способами в зависимости от исходных условий. Выделают 3 формата: текстовый, табличный и графический. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.
Текстовый
Самый распространенный формат, предполагает изложение большого объема текста словами.
|
Плюсы |
Минусы |
|
|
Табличный
Оформление описаний в виде таблицы является более удобным вариантом, по сравнению с предыдущим форматом. Единственная сложность состоит в формировании шаблона для последующего заполнения.
|
Плюсы |
Минусы |
|
|
Примеры удачной автоматизации
- Сценарий: у поставщика бензина, имеющего 1450 точек продаж, 150 сотрудников проводили качественные обследования объектов. Опросы требовали ручного ввода данных, что представляло громоздкий и трудоемкий процесс. Решение: приложение Kissflow, развернутое на всех 150 мобильных устройствах. Результат: полная автоматизация ввода данных.
- Сценарий: ведущее банковское учреждение проводило длительные проверки банкоматов с помощью ручных процессов, включая использование бумаги, планшетов, Excel и электронной почты. Решение: специально разработанное мобильное приложение для проверки банкоматов. Результат: отчеты предоставляются виртуально, сокращая использование бумаги, а также оптимизируя хранение и физическую передачу данных.
- Сценарий: устаревшая базовая банковская система нуждалась в модернизации. Требовалось современное решение, способное ускоренно обрабатывать огромные объемы данных из различных источников, которое можно быстро и легко внедрить. Решение: внедрение AirSlate. Результат: полная модернизация системы в кратчайший срок без приглашения сторонних специалистов.
Зачем нужна автоматизация бизнеса
Система автоматизации улучшит работу любого бизнеса, особенно когда он расширяется. Если число сотрудников организации переваливает за несколько десятков, то контролировать их без вспомогательных программ достаточно тяжело.
Только разобравшись в вопросе, что такое бизнес-процесс, вероятность понять, как работает автоматизации, возрастает. Бизнес-процесс — это последовательность действий, повторяющихся транзакций, которые состоят из серии этапов.
Примером могут служить: действия с заказом, подтверждение заявок, составление отчёта и т.д. В системе автоматизации этот процесс представляет собой налаженную цепочку действий: электронные письма, работа с документами, звонки клиентам и другое. А если эти все действия выполняет человек, то не исключена ошибка, а значит и сбой всей работы.
Одна из задач автоматизации — предотвращение проблем. Она имеет несколько преимуществ:
- восстановление контроля над бизнес-процессами;
- улучшение коммуникаций;
- сокращение количества ошибок;
- экономия времени, которое сотрудники могут тратить на основную работу.
Внедрение автоматизации процесс окупаемый, обычно это происходит в течение полугода. Всё зависит от бюджета, затраченного на автоматизацию, и размеров компании. Чем крупнее бизнес, тем быстрее происходит окупаемость. Малый бизнес чаще заказывает внедрение автоматизации на выставление счетов и начисления заработной платы, не тратя бюджет на полноценную автоматизацию.
В основном автоматизации подвергаются следующие направления: отдел продаж, управления, контроль качества, финансов, производства, маркетинга.
Например, для руководителя система поможет в формировании отчётов, создании счетов, согласовании бюджета. Что касается качества, то при помощи программ есть возможность наладить работу с отзывами, отправлять уведомления о задачах и т.д. В производстве происходит автоматизация контроля за оборудованием, его состоянием, производительностью на производстве, товародвижением.