Что такое crm-системы, как они помогают продавать и что о них обязательно нужно знать

Главное о CRM‑системах в 4 пунктах

• CRM-система — это программное обеспечение для бизнеса, которое позволяет управлять продажами и сотрудниками. CRM автоматизирует продажи, маркетинг, аналитику, базы данных или всё это, вместе взятое. С CRM бизнесу проще собирать и структурировать информацию о клиентах, сделках и отслеживать работу менеджеров.
• CRM бывают операционные, аналитические, коллаборационные и комбинированные. Комбинированные включают в себя функциональность операционных, аналитических и коллаборационных CRM-систем.
• CRM нужна практически любому бизнесу, где есть клиенты, сотрудники и поставщики. Не нужна небольшим нишевым бизнесам — им достаточно Excel.
• CRM-системы внедряют в три шага: поиск интегратора, составление технического задания, настройка CRM и обучение сотрудников. Обучение будет постоянно, потому что системы обновляются, а компания может менять процессы в них и добавлять новые функции.

Редакция «Управление» Skillbox Media рекомендует

Как узнать больше о продажах и CRM

Если вы только погружаетесь в тему продаж, прочитайте материал о менеджерах по продажам и статью об отделе продаж. Рассказываем, как работает отдел продаж, какие в нём есть роли, сколько платят специалистам.
Также в Skillbox Media есть статья о работе руководителя отдела продаж. Прочитайте её, если хотите построить карьеру в этой сфере.
Если интересуетесь автоматизацией, прочитайте материал об ERP— программном комплексе для управления компанией. Такая система хранит и связывает между собой данные обо всех бизнес-процессах: чаще всего это продажи, бухгалтерия, производство, склад, закупки, управление персоналом и проектами

Из статьи вы узнаете, чем ERP отличается от CRM и когда стоит выбрать ERP, а когда — CRM.
Если хотите продвинуться по карьерной лестнице или больше зарабатывать, обратите внимание на курс Skillbox «Управление продажами». На нём учат внедрять CRM-системы, составлять стратегию продаж и оптимизировать работу сотрудников.

Где-то в космосе

На неизвестной планете стояли члены команды и смотрели вдаль, пытаясь найти те трудозатраты, которые изначально закладывались в проект. Здесь их тоже нет. Они исчезли, их поглотила холодная тьма неожиданностей этого проекта. Но начав, уже нельзя было остановиться, нужно было довести дело до конца. И оставить свой след в истории CRM систем, потому что такого ещё не делал никто и имя этому будет «Рефакторинг CRM системы»:

P.S. Отдельно хочется отметить, что в процессе реализации проекта были использованы идеи интеграторов, которые помогали советами по оптимизации тех или иных вещей в нашем уютном чате официальных интеграторов ПланФикса. Точно помню, что советами помогали:

•    Тахир Биккинин•    Степан Чельцов•    Кирилл Киреев

Если кого я упустил, мир вас не забудет

Артём Колисниченко: Рефакторинг – важнейший процесс на пути развития любой системы. Облегчая её понимание за счет упрощения и структурирования, вы делаете большой скачок от хаоса к порядку. Это тот самый момент, когда количество переходит в качество, а значит и совсем другой уровень осознанности своего любимого дела. Признавайтесь, сколько раз вы пытались навести порядок в своих аккаунтах ПланФикса? И как успехи?

Реабилитационный период

Основные дела сделаны. Прошло несколько месяцев. Врач зашивает брюхо пациента, черепная коробка уже тоже теперь цельная. На теле ещё видны шрамы и порой из них течёт кровь, но врач всё это будет видеть и аккуратно вытирать, наблюдая за здоровьем пациента.

Пациент ещё полностью не осознал свою новую мощь, т.к. то тут колет, то тут болит. Но владелец бизнеса понимает, что теперь в его руках совершенно новые возможности. Часть из них даже не была понятна изначально и удачно вскрылась уже в процессе работы.

Предстоит ещё большая работа в течение реабилитации, чтобы банально научиться пользоваться новыми возможностями и объяснить всем сотрудникам их ценность для них же.

Кстати, для сотрудников в итоге всё прошло в лайтовом режиме и даже не затрагивались их рабочие пространства. Это будет делаться дальше, чтобы теперь на визуальную часть вынести всё то новое, что пока скрыто от них. Ещё предстоит работа.

Но основная работа выполнена, мы сделали нового «терминатора», который скоро освоит все свои новые возможности

Доработки и запуск системы как часть ее стоимости

Работы по настройке, доработке и запуску программного обеспечения также нужно учитывать при расчете общей стоимости CRM-системы.

Вам потребуется:

1. Установить программное обеспечение (при покупке программы потребуется большой объем работ, настройка сервера и многое другое, в случае Saas-решений может понадобиться установка программ-клиентов на компьютеры, планшеты, мобильные телефоны)
2. Настроить группы пользователей, установить права доступа для всех групп сотрудников, которые будут работать с CRM-системой.
3. Интегрировать CRM-систему с другими сервисами и программами (настроить обмен информацией с веб-сайтом, базами данных 1С, с телефонией и пр.)
4. Перенести данные из других систем и программ.

Очень часто пользователи при расчете затрат забывают учесть перенос данных, что является серьезной ошибкой. Перенос данных – это одна из самых больших затрат при запуске системы. Данные нужно извлечь из существующей системы, обработать, стандартизировать, исправить в них ошибки, и только потом эти данные можно будет загружать в CRM-систему.

Например, я обычно предлагаю своим клиентам такую услугу, как исправление телефона. Это очень распространенная проблема: в карточках контрагентов 1С, в таблицах Excel и во многих других программах телефоны клиентов можно записывать произвольным образом. В итоге, часть записей оказывается в формате “+7….”, часть начинаются с восьмерки, часть – городские номера вообще без кода города и т.д. Для того, чтобы эти телефоны корректно были внесены в CRM-систему, они должны быть стандартизированы, приведены в определенный вид (чаще всего в международный формат).

Также важно понимать, что доработки вам потребуются в любом случае. Даже если вы приобретаете полностью готовое коробочное решение, вам все равно, скорей всего, потребуется что-либо дорабатывать

Лучше заранее ориентироваться на то, что вам понадобится оплачивать также и в этом вопросе услуги специалиста.

Что дорабатывать, если выбрано Saas-решение?

С одной стороны, при использовании Saas-решения у вас нет доступа к коду, а потому и дорабатывать силами программиста нечего. С другой стороны, Saas-платформы дают достаточно широкие возможности настройки различных форм и отчетов, бизнес процессов, прав пользователей, внешнего вида вашей рабочей системы и пр. Эту работу также стоит доверить специалисту.

Кроме того, вам потребуется интеграция вашей CRM-системы с сайтом, программами 1С, телефонией и т.д. Эту работу также выполняет специалист, а потому ее стоимость нужно учитывать.

Standalone решения требуют дополнительных вложений: покупка или аренда сервера, его настройка, покупка дополнительного программного обеспечения и т.д

Важно понимать, что при покупке Standalone-решения вы покупаете просто копию программы. А все дальнейшие расходы, связанные с ее установкой, настройкой, ее использованием, вы берете на себя

Инструкции

О чём. О сути, механике, дизайне, настройке и всём остальном, что касается самой популярной триггерной тактики.

Зачем читать. Повысить прибыль, досконально изучив и внедрив тактику.

Цитата: «Такие письма продают лучше, чем любые другие: клиенты получают рассылку именно с теми товарами, которые им нужны. В регулярных проморассылках попасть в интересы сложнее: вы не можете знать, заинтересует ли подписчика акция или товары из письма. Ещё один несомненный плюс — постоянный доход с емейл-канала без больших временных вложений. Достаточно один раз подготовить и качественно настроить письма, а дальше всё будет работать автоматически».

Всё, что нужно знать о приветственных письмах, чтобы делать их самостоятельно

О чём. О правильных велком-письмах — максимально подробно и с чек-листами.

Зачем читать. За 40 минут получить важные знания, чтобы улучшить показатели своих емейлов.

Цитата: «Проверяйте вашу велком-цепочку хотя бы раз в год — все ли письма корректно приходят, актуален ли контент и дизайн, как подписчики реагируют на емейлы. Следите за аналитикой и обновляйте приветственные емейлы, исходя из поведения подписчиков и ваших целей».

Как происходит работа в системе?

Почему нам нужна российская CRM

У нас всероссийский учебный центр дополнительного профессионального образования — «Центр профессиональной подготовки кадров». Повышаем квалификацию и проводим переподготовку специалистов по разным профессиям. Клиентов много, цикл сделки — до нескольких недель, основная работа с ними ведется в CRM-системе. До недавнего мы работали в Salesforce: держали там клиентскую базу и историю сделок, автоматизировали процессы. А работу по проектам вели в Trello.

В марте пришли тревожные новости. Из-за санкций Salesforce приостанавливает работу в РФ. Дальше — больше. Atlassian отзывает лицензию на Jira, а значит, скоро ляжет и Trello. Мы решили не ждать и работать на опережение — искать отечественную CRM.

На что смотрели

В нашем представлении, идеальная CRM-система для учебного центра должна быть недорогой, облачной, универсальной и одновременно гибкой. Заявки собираем с разных каналов, а обрабатываем по телефону. Чтобы искать аналог системно, мы собрали пул хотелок. 

Читайте по теме:

Что нам было важно: 

1. Цена. Хотелось, чтобы не за все деньги мира. На самом базовом тарифе Salesforce мы платили 25$ за пользователя и это казалось слишком дорого. У нас 8 менеджеров, месячная лицензия обходилась в 200$. Любая из отечественных систем обходилась дешевле. 

2. Сделки + проекты. Раньше продажи велись в CRM, а работу по разработке курсов делали в Trello. Хотелось объединить. Поэтому мы искали систему с модулем таск-менеджера. Хотя бы самым простым. 

3. Документооборот. Мы отправляем клиентам договоры и выставляем счета. Поэтому хотелось, чтобы можно было пересылать документы и тут же подписывать, автоматически заполнять шаблоны.

4. Интеграции

Мы используем разные инструменты в работе, поэтому важно, чтобы большую их часть можно было интегрировать. Иначе централизация в виде CRM теряла смысл

Критично важными для нас были IP-телефония, банкинг, почтовые рассылки в Unisender и интеграция с мессенджерами. 

5. Модуль с лидами. Мы собираем заявки от слушателей из разных каналов. Люди пишут нам на сайте, стучат в Телеграме и Востапе, даже в соцсетях. Хотелось, чтобы новые обращения от клиентов приходили из разных каналов в одно окно. Иначе был риск кого-то потерять. 

6. Прозрачная аналитика. Хотелось отслеживать хотя бы базовые показатели: средний чек, количество сделок, статистику по воронке. Как минимум нужна была статистика по воронкам и выручке. В идеале эту статистику хотелось видеть в разрезе на каждого менеджера. 

7. Поддержка. С Salesforce были большие проблемы. Наш базовый тариф не давал приоритетной поддержки, ответа иногда ждали днями. А еще глобальная поддержка доступна только на английском. По любым вопросам было проще дернуть интегратора за деньги, чем стучать в сервис. 

8. Гибкость. Нам не нужны были лишние модули. Хотелось все собрать и доработать под себя, не замыкаясь на базовом функционале. 

Когда проговорили все критически важные вещи, примерно поняли, что хотим.

Аббревиатура CRM: что это?

Начнем традиционно с расшифровывания аббревиатуры.

CRM – это словосочетание на английском языке «customer relationship management», а именно «управление взаимоотношениями с клиентами».

И такое управление представляет собой разработанную стратегию по организации бизнеса в сфере работы с клиентами, с которыми необходимо наладить плодотворное сотрудничество.

А ведь главным фактором определяющим успех и эффективность деятельности фирмы или компании является постоянное взаимодействие с покупателями товаров или услуг, в результате которого повышается конкурентоспособность предприятия и увеличивается его прибыль.

Изначальный смысл использования CRM — это завоевание лояльности клиента, то есть он будет «верен» своему поставщику или определенному производителю.

Почему это происходит?

Да потому что контрагент полностью удовлетворен не только товарами и услугами, которые приобретает, но и самой работой с поставщиком.

Основные цели, которые преследуются компаниями при использовании стратегии CRM:

• выбор потенциальных клиентов и работа с ними;
• составление плана по работе над отношениями с выбранной клиентурой;
• привлечение новых потребителей и удержание старых;
• поступление прибыли от сотрудничества с покупателями и заказчиками.

Таким образом  CRM – это организация отношений с клиентами, включающая в себя их привлечение, удержание и лояльность, а также сбор необходимой информации, которую можно использовать для того, чтобы выстроить деловые и взаимовыгодные отношения.

Ключевые стратегии для улучшения данных в CRM

Какой стимул №1 вы можете использовать в работе с вашими AE? Помощь в продвижении сделок.

Дайте им это, и они сделают все возможное, чтобы поддерживать CRM в актуальном состоянии.

Вот 3 шага, которые вы можете предпринять, чтобы сделать использование CRM стандартной практикой в вашем бизнесе, начиная с сегодняшнего дня:

1. Упрощение ввода данных
2. Согласование мотивации
3. Создание цикла положительной обратной связи

1. Способы упрощения ввода данных в CRM

Давайте будем реалистами. Упрощение ввода данных само по себе не решит проблему, но упростит следующие два шага.

Сделайте ввод данных максимально простым для вашей команды, чтобы они не оправдывались.

Переведите требования к данным на язык, ориентированный на продажи и покупателя, и скорость принятия решений возрастет в десять раз.

Вам необходимо полностью автоматизировать ввод данных в CRM, чтобы повысить эффективность продаж. С помощью таких решений, как SalesAI, данные будут автоматически кластеризоваться на сущности и записываться в CRM прямо во время проведения встречи.

Далее с этими сущностями можно творить другие чудеса, например:

2. Мотивация сотрудников для качественного ввода данных

У вас есть несколько вариантов:

Вариант № 1: платите представителям за ввод данных.

Это не идеально, но гипотетически может сработать. Вы все равно можете получить ненужные данные в CRM здесь, и это потребует постоянного аудита и обслуживания для сверки комиссии.

Вариант № 2: Передача ключевой информации в обмен на данные.

Это должны быть контекстно-зависимые данные. Вам нужны данные не только по отрасли, размеру компании и т. д. Если вы получаете только общую информацию, вы можете выдавать только общий контент, что приводит к общему процессу продаж и плохим результатам.

Вместо этого подумайте о том, чтобы использовать конкретные кластеры информации вашей команды на основе собранной информации о конкретных сделках:

3. Создание положительной обратной связи в CRM

Круто, появился рабочий шаблон, в котором говорится именно о том, что вам нужно сказать во время звонка. И что теперь?

Если вы упоминаете то, что написано в шаблоне, вам нужно передать обратную связь об эффективности этого контента обратно его создателю.

Цель проста: знать, какие разговорные фразы и контент работают лучше всего, чтобы постоянно оптимизировать свою стратегию и план действий.

Кому необходимо использовать стратегию CRM?

Поэтому чтобы не попасться «на удочку» тех, кто занимается продажей такого программного обеспечения, нужно разобраться и с этим вопросом.

Итак, в первую очередь CRM-системы применяются в таких видах бизнеса, ориентированных на клиента:

• сфера услуг;
• торговля;
• производство;
• строительство и ремонт;
• финансовый сектор — банки, страховые и финансовые компании;
• телекоммуникации.

Что касается величины бизнеса, то именно владельцам крупных компаний точно необходимо использовать такое программное обеспечение.

В любом случае клиентов будет много, и важно постоянно собирать и систематизировать о них информацию. Средний и малый бизнес в зависимости от его направленности также нуждается во внедрении CRM-системы

Средний и малый бизнес в зависимости от его направленности также нуждается во внедрении CRM-системы.

Но целесообразно ее использовать, если в такой фирме работает как минимум два менеджера, занимающихся вопросами 10 контрагентов, которых можно отследить.

Что здесь имеется ввиду?

А если это небольшой магазинчик по продаже каких-либо товаров, то здесь никак не собрать информацию о каждом пришедшем человеке.

CRM – это польза для директора и работников компании

Поэтому чтобы оценить пользу для бизнеса от использования самой стратегии и ее инструментов, необходимо рассмотреть ее с двух сторон.

Менеджеры по продажам и маркетологи — это те работники, которые основную часть работы проводят, используя CRM-систему.

Для них польза заключается в следующем:

• возможность планировать свою работу с построением правильных приоритетов;
• постоянный учет, сопровождение и контроль совершенных сделок;
• вся информация сосредоточена в одном месте;
• возможность проявить себя в привлечении и удержании новых клиентов;
• новым сотрудникам довольно просто вникнуть в работу, ведь вся информация будет находиться прямо перед глазами в программе.

От того, как организовал работу директор, зависит дальнейшая судьба компании.

Он всегда должен контролировать рабочий процесс и принимать решения.

И благодаря использованию CRM он может:

• выявить слабые места в работе с постоянными и временными клиентами, а также тех работников, которые прилагают мало усилий для их привлечения и удержания;
• достаточно быстро ознакомиться со всей информацией об определенном покупателе, если необходима персональная встреча;
• сформировать воронку продаж.

Но на фоне всех этих преимуществ есть и несколько недостатков, которые обязательно необходимо учитывать при работе в CRM-системе:

• возможна утечка информации, так как доступ к программе будет у всего отдела продаж;
• достаточно высокая стоимость лицензии некоторых видов программного обеспечения;
• шаблонность системы, что требует привлечения специалистов, которые смогут расширить интерфейс и подстроить его под тот или иной вид бизнеса.

Добавляем новые нервы

Добавляли много. И каждый раз это надо было сделать так, чтобы не менять кардинально работу сотрудников, а просто дополнить прежние действия чем-то новым. И у ПланФикса есть все необходимые инструменты для этого.

Например, надо было нам сделать, чтобы по итогам одной задачи создавалась другая задача, обязательно. Сказать людям: «Не забудьте добавить новую задачу, лишь потом закрыть текущую» – глупое дело, никто это не запомнит, тем более в рабочей суматохе. Но решение есть – достаточно настроить автоматику так, что пока поля не заполнены, задачу нельзя завершить:

Без заполненных полей задачу не завершить.

А раньше можно было завершить задачу в один клик. А теперь нельзя. Стоит лишь один раз сказать людям о том, что тут надо делать, как это будет усвоено. А всё почему? Потому что людям для их работы надо завершить эту задачу, и они хотят-не хотят, но должны теперь делать чуток другие действия. Вариантов теперь для них нет – нельзя работать по-старому. В этом сила ПланФикса – легко и мягко сделать так, чтобы люди делали те действия, которые нужны.

Так мы добавляли один нерв за другим, при этом также на особо важные места делали информирование для нас о проверке корректности происходящего:

Проверяем, всё идёт по плану.

Галочка «Скрыть от остальных» – это скрытый комментарий, который виден лишь администраторам системы. Это ещё одно удобство для нашей работы. Мы не напрягаем сотрудников нашими системными сообщениями. Кайф

Идём дальше.

Хотели как лучше, а получилось как всегда

Так как опыт работы в CRM уже был, решили, что если и оцифровывать процессы, то по полной! В ходе формирования ТЗ мы разошлись не на шутку: сквозная аналитика, прогнозирование плана отдела, LTV, ROI, принцип «одного окна». В ТЗ было включено огромное количество терминов.

Более того, так как у нас несколько независимых бизнесов, было принято решение приобрести коробочную версию Битрикс24 и «развязать» разные направления внутри одной системы.

Началась плотная работа с подрядчиком по описанию существующих процессов, которые были запущены в компании. Более чем месяц мы занимались этой задачей и, как оказалось позднее, все заложенные на «стандартную» настройку CRM часы были потрачены только на описание этих внутренних процессов.

Признаться честно, на начало работы у нас в компании не был оформлен ни один процесс в виде блок-схемы. Были только отдельные инструкции и регламенты, которые создавались хаотично по мере необходимости. Думаю, здесь меня поймёт большинство начинающих предпринимателей.

Подходит ли для малого бизнеса?

Да, ее используют не только крупные предприятия. Небольшие компании и стартапы также пользуются этим инструментом. После внедрения такого решения руководители компаний получают полное представление о количестве и качестве продаж, о KPI сотрудников, о прибыльности бизнеса, прогнозах и т.д. А менеджеры — удобный инструмент для работы с клиентами и автоматизации рутинных задач.

Система необходима, если бизнес теряет клиентов. При увольнении менеджеры забирают наработанную базу с собой или же неэффективно работают. Потому что для небольшого бизнеса важен абсолютно каждый клиент, и для прибыльности компании необходимо повышать его лояльность и уменьшать количество упущенных сделок.

Также решение влияет на быстрый сбор достоверных данных для статистики и аналитики, что значительно упрощает эти процессы. Она также позволяет контролировать действия сотрудников и процессы компании в режиме онлайн.

У малого бизнеса есть своя специфика работы, поэтому и систему необходимо выбирать исходя из этого

Например, для небольшого бизнеса важно иметь возможность работать удаленно и на мобильных устройствах

Немаловажным маркером является и подключение IP-телефонии для звонков из CRM, а также интеграция с сайтом компании (для быстрого получения и обработки заявок).

Важна и система напоминаний для сотрудников, а также возможность строить персонализированные отчеты по продажам.

Что же не так с Битрикс24

Битрикс24 обладает самым широким функционалом в сравнении с другими СRM, но у этого преимущества есть обратная сторона медали – сложность для пользователя. Чтобы система работала верно, необходимо совершать действия в определённом порядке и заполнять нужные поля в различных сущностях.

Как итог, наше желание максимально оцифровать показатели компании и облегчить работу менеджеров путем автоматизации процессов привело к проблемам с внедрением сложной многокомпонентной системы с огромным количеством полей, шаблонов, правил и процессов, с которыми отдел продаж не справился в режиме высокой загруженности.

Как происходит внедрение?

Недовольство новым функционалом

Давайте будем честны, не всегда организм понимал, что с ним делают и для чего. Вроде бы раньше можно было отправить один нервный импульс – палец согнётся. А сейчас надо отправить 2-3 импульса, ну зачем?

Недовольство новым функционалом.

Для сотрудника всё это лишние ненужные действия. А мы же, как «врачи», понимали, что теперь нервная система будет другой, более разветвлённой и более мощной. И одного импульса теперь недостаточно, чтобы организм работал на полную катушку. Да, теперь нужно отправить 2-3 импульса, но зато это приведёт к тому, что автоматически будет сделано то, на что раньше тратилось время этих же сотрудников. Просто они пока это не понимают (т.к. не добавлен ещё этот функционал полностью).

А пока мы двигаемся дальше и в какой-то момент получаем сообщение уже от клиента, где он говорит: «Да меня уже на вилы скоро посадят, люди не могут запомнить всю новую информацию». И просит как-то более структурированно сообщать об изменениях:

Сообщение от клиента.

«Сожжение» руководителя отложили как минимум на пару месяцев

Взаимопонимание.

В
этот момент пациент ходит-гуляет-живёт, как обычно, но со вскрытой грудной
клеткой и мозгом. И это мы ещё до пересадки «сердца» не добрались. Всё это
навело на мысли, которые опишем в следующем блоке.

Какие задачи решают CRM?

Они обладают широким функционалом, который позволяет им решать практически все задачи, которые есть в бизнесе. В том числе:

Сфера	Задачи, которые решает CRM-программа
Продажи	Фиксация всех обращений в компанию по разным каналам связи. Ведение базы клиентов, в том числе потенциальных (обратились, но пока не купили). Фиксация информации по всем сделкам (на каком этапе воронки продаж находится, кто ведет сделку и т.д.) Стандартизация работы с продажами (кто, что и в какие сроки делает после получения лида с сайта, по телефону и т.д.) Оценка работы менеджеров по продажам.
Управление (менеджмент)	Ведение базы сотрудников. Стандартизация бизнес-процессов и контроль их выполнения в соответствии с инструкциями и регламентами. Например, можно проверять, что менеджеры по продажам звонят новым клиентам в течение 15 минут, а не через 2 часа. Постановка задач сотрудникам, в том числе работающим удаленно. Контроль их выполнения. Автоматическое уведомление руководителя в случае, если сотрудник не вовремя закрыл задачу. Оценка эффективности каждого сотрудника.
Финансы	Фиксация информации по сделкам. Оценка финансовых показателей. Анализ клиентов на предмет выявления перспективных заказчиков, с которыми можно расширять сотрудничество.
Маркетинг	Сегментация потребителей с оценкой каждого сегмента. Сбор и анализ маркетинговой информации. Оценка эффективности рекламы в разных каналах. Оценка эффективности промо-акций.

В таблице перечислены не все задачи, которые может решать CRM-программа. На самом деле их намного больше. Ниже мы подробно об этом расскажем.

Итоги

Я потратил немного времени на модернизацию CRM системы. Теперь её использование стало более удобным и приятным. Конечно, есть еще много идей по модернизации. 

За все время разработки этого проекта я приобрел немалый опыт. По-хорошему бы переписать бекенд с нуля, но данная система будет еще жить достаточно долго, так как в тираж я ее запускать не буду. 

Это ПО для внутреннего использования.

А сама суть зачем я вам это рассказываю достаточно проста! Не бойтесь экспериментировать. Программирование — это автоматизация всех рутинных процессов. Используйте его по прямому назначению — не ссыте)