Разрушаем мифы об «1с-эдо»: новые тенденции электронного документооборота в 2022 г

Миф шестой. «Печатать входящий документ ЭДО»

Одно из важнейших преимуществ «1С-ЭДО» – это экономия денег на изготовлении бумажных документов.

В данном случае вы не экономите, а увеличиваете затраты на документооборот – раньше эти документы печатали для вас ваши поставщики. Теперь вы вместо него тратите бумагу и картриджи принтеров.

Печатать документ для того, чтобы его учесть и подложить в архив? Наличие подписанного документа все равно намного наглядней отображается в «1С» прямо в таблице поступлений и реализаций.

Стоит помнить, что юридическая значимость все равно остается у электронного документа, именно на нем установлены усиленные квалифицированные электронные подписи. Да и в проверяющие органы документ, пришедший по ЭДО, нужно будет направлять в электронном виде.

Интеграция

В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех

Вот только почти во всех случаях платная.

Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:

Контур.Диадок

Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.

Taxcom/1С: ЭДО

Интегрирован в модуль 1С-ЭДО. Обмениваться документами с контрагентами можно, если есть подписка на 1С: ИТС. Цену устанавливает 1С – от 17 000 до 55 000 руб. в год.

Для работы должен быть подключен тариф от 6000 руб. в год. Любые доработки оплачиваются отдельно.

Портал об онлайн-образовании

При помощи сервисов электронного документооборота (ЭДО) вы сможете создавать юридически значимые электронные документы и мгновенно обмениваться ими внутри компании, с контрагентами или контролирующими органами.

Это помогает оптимизировать бизнес-процессы и сокращать временные и финансовые затраты на работу с бумагами. Для подписания документов вам потребуется квалифицированная электронная подпись, а обмен происходит через веб-клиент или мобильное приложение с простым и удобным интерфейсом.

В нашей подборке — 15 сервисов электронного документооборота, которые можно без труда внедрить в свой бизнес. Многие из них предусматривают пробную версию или тариф с бесплатными входящими документами.

Структура системы электронного документооборота

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых
функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы,
рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в
зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по
управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота.
Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную
часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы.
Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию
могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного
документооборота.

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия:
ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

• модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных
  источников: бумажных документов, сканеров, почты, online – форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.
• модуль индексирования. Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать
  хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.
• модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает
  распределение информации и документов по заданным правилам.
• модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы
  может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.
• модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания
  маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.
• модуль системной интеграции. Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления
  (например, CRM, ERP, OLAP системами). Модуль системной интеграции
  обеспечивает передачу данных между такими системами.
• модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение,
  архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Практика

Система облачного электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса. Под словом «облачный» подразумевается, что пользоваться сервисом можно через интернет с компьютера, не устанавливая никакого дополнительного программного обеспечения.

Вы просто заходите на специальный сайт, где можете выполнять любые привычные действия с электронными документами: создавать, редактировать, направлять на согласование, согласовывать и подписывать документы электронной подписью. Вся работа с документами осуществляется через простой и удобный веб-интерфейс.

В приложении “Мобильный офис” руководитель всегда будет в курсе всех проектов и работ: создавайте голосовые, текстовые и графические резолюции, рассматривайте и подписывайте документы, отправляйте поручения и назначайте исполнителей.

Каждому пользователю системы предоставляются только те инструменты и данные, которые нужны для выполнения его задач. Подписывать документы электронной цифровой подписью можно как в веб-интерфейсе системы, так и в мобильном приложении.

Что входит в стоимость облачной версии?

Вы можете оформить договор на срок от 1 месяца и, если вам понравится, подключиться к системе на более длительный период.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

• первоначальное написание или получение;
• регистрация;
• обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
• контроль над исполнением;
• учет;
• архивирование;
• хранение;
• использование повторно;
• наведение справок;
• рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

• СЭД – система электронного документооборота;
• СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
• САД – система автоматизации делопроизводства;
• СЭДО – система электронного документооборота;
• САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

• ошибки вследствие человеческого фактора;
• утеря нужного документа;
• время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
• проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
• сложности при необходимости изготовления дубликатов;
• дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
• затраты на канцелярские товары;
• меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

9.6. Как используются компьютеры в административном управлении?

Основные применения компьютеров в административном
управлении следующие.

Электронный офис.
Это система автоматизации работы учреждения, основанная на использовании
компьютерной техники. В нее обычно входят такие компоненты, как:

• текстовые редакторы;
• интегрированные пакеты программ;
• электронные таблицы;
• системы управления базами данных;
• графические редакторы и
  графические библиотеки (для получения диаграмм, схем, графиков и др.);
• электронные записные книжки;
• электронные календари с
  расписанием деловых встреч, заседаний и др.;
• электронные картотеки, обеспечивающие каталогизацию
  и поиск документов (писем, отчетов и др.) с помощью компьютера;
• автоматические телефонные справочники, которые
  можно листать на экране, установить курсором нужный номер и соединиться.

Более подробно многие из перечисленных компонент
описаны в главе 6 «Программное обеспечение».

Автоматизация документооборота
с использованием специальных электронных устройств:

• адаптера (лат. adaptare приспособлять)связи с периферийными устройствами, имеющего
  выход на телефонную линию;

• (англ. scan поле зрения) для ввода в компьютер документов
  текстов, чертежей, графиков, рисунков, фотографий.

.
Это система пересылки сообщений между пользователями вычислительных систем,
в которой компьютер берет на себя все функции по хранению и пересылке сообщений.
Для осуществления такой пересылки отправитель и получатель не обязательно
должны одновременно находиться у дисплеев и не обязательно должны быть
подключены к одному компьютеру.

Отправитель сообщения прежде всего запускает
программу отправки почты и создает файл сообщения. Затем это сообщение
передается в систему пересылки сообщений, которая отвечает за его доставку
адресатам. Спустя некоторое время сообщение доставляется адресату и помещается
в его «почтовый ящик», размещенный на магнитном диске. Затем получатель
запускает программу, которая извлекает полученные сообщения, заносит их
в архив и т.п.

Система контроля исполнения
приказов и распоряжений.

Система телеконференций.
Это основанная на использовании компьютерной техники система, позволяющая
пользователям, несмотря на их взаимную удаленность в пространстве, а иногда,
и во времени, участвовать в совместных мероприятиях, таких, как организация
и управление сложными проектами.

Пользователи обеспечиваются терминалами
(обычно это дисплеи и клавиатуры ), подсоединенными к компьютеру, которые
позволяют им связываться с другими членами группы. Для передачи информации
между участниками совещания используются линии связи.

Работа системы регулируется координатором,
в функции которого входит организация работы участников совещания, обеспечение
их присутствия на совещании и передача сообщаемой ими информации другим
участникам совещания.

В некоторых системах телеконференцсвязи
участники имеют возможность «видеть» друг друга, что обеспечивается
подсоединенными к системам телевизионными камерами и дисплеями.

Сравнение сервисов электронного документооборота

Для более наглядной демонстрации систематизируем всю информацию в виде таблицы:

Критерий/Продукт	«СБИС»	«Контур.Диадок»	«Synerdocs»	«Контур.Экстерн»
Минимальный тариф, руб./год	500	900	2050	1200
Кол-во документов в тарифе	200	100	300	Неограниченно, но только гос. органы
Возможность дистанционной сдачи отчётности в «ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат»	Есть, но не при минимальном тарифе (+1700 р.)	Есть	Есть	Есть
Демо-режим	Есть	Есть	Есть	Есть
Интеграция с «1С» и стоимость, руб./год	Есть, бесплатно при тарифе от 6000	Есть, 11800 модуль + 2300 настройка	Есть, бесплатно при тарифе от 6300	Есть, бесплатно, но только включает работу с отчетностью
Мобильное приложение	Есть	Есть	Есть	Есть
Готовые решения для конкретных видов деятельности	Есть	Нет	Нет	Нет

Программный продукт «DocSpace» не был рассмотрен в данной таблице, т.к. относится к бизнесу с высоким уровнем развития и характеризуется наибольшей степенью автоматизации, необходимостью более детальной персонализированной настройки. Стоимость внедрения может достигать миллионов рублей, что делает решение недоступным для малых предприятий.

С точки зрения доступного функционала и дальнейшего развития бизнеса в будущем, то наибольший интерес из сервисов вызывает «СБИС». Если необходима минимизация затрат, выбирайте «Контур.Диадок» или «Synerdocs». Хотите ограничиться отправкой отчетности? Тогда есть смысл более детально изучить «Контур.Экстерн»

Преимущества использования ЭДО от Астрал

АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и интернет-сервис «Доки». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого пользователь проводит её тестирование — на это даётся три месяца.

«Доки» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. «Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

Бесплатные СЭД обладают ограниченными возможностями. Платные, в свою очередь, предоставляют пользователь полный спектр возможностей работы с электронными документами.

Обмен в роуминге

Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.

С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.

Какие бывают СЭД

Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.

1. Универсальные СЭД (их еще называют «пакетными» или «коробочными» – стандартизированные системы, обеспечивающие базовые функции делопроизводства. Их отличительные черты:
   • сравнительно небольшой функционал;
   • неадаптированность под конкретику фирмы;
   • доступность и простота в установке и внедрении;
   • самые недорогие по стоимости.

ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места

СЭД индивидуальной разработки – системы, изготавливаемые специально для удовлетворения потребностей конкретного заказчика. Для таких продуктов характерны:

• максимальная персонификация;
• дополнительные траты на переобучение сотрудников и закупку оборудования;
• высокая стоимость;
• требует больше времени на разработку, установку и внедрение.

Комбинированные СЭД – на базе универсальной платформы вносятся дополнительные индивидуальные надстройки. Установка такой системы позволяет решить следующие задачи:

• полностью подходит для обеспечения потребностей организации;
• затраты на разработку, установку и введение в эксплуатацию снижаются;
• базовые модули позволяют быстро освоить систему и обучить персонал;
• может взаимодействовать с другими программными продуктами;
• заказчик получает полное право на программный продукт.

В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:

1. Делопроизводство.
2. Общий оборот документов.
3. Управление договорами.
4. Архивирование.
5. Руководство проектами.
6. Специальная документация.
7. Взаимодействие с входящей документацией.

Техподдержка

Режим работы, заявленный на сайте:

Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.

Что ещё удалось выяснить о техподдержке:

Контур.Диадок

Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.

Сфера Курьер

Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.

Контур.Диадок

Обменивайтесь документами без дублирования на бумаге: счетами-фактурами, актами, накладными и другими. Веб-версия позволяет легко работать с электронными документами без установки дополнительного программного обеспечения.

Диадок интегрируется с решениями 1С. Работайте с электронными документами в SAP, Oracle, MS Dynamics или другой информационной системе.

Входящие документы бесплатны. Подписанный документ не нужно отправлять обратно, это один экземпляр — когда вы его подпишете, у отправителя он тоже будет подписан.

Если у вас есть сертификат электронной подписи, достаточно подключиться к Диадоку чтобы получать документы. Цена исходящих документов зависит от выбранного тарифа.

Электронная подпись и обмен документами между компаниями, внутри компании и c обычными людьми:

СБИС взаимодействует со всеми системами маркировки — ЕГАИС, Честный знак, Меркурий — и подходит для торговли любыми маркированными товарами.

Хранящиеся в СБИС электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую их удобно отправить через интернет.

Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Возможна стыковка электронного документооборота СБИС с любой учетной системой, а для популярных систем (1С, SAP, Docsvision) есть готовые коннекторы.

Базовые возможности (бесплатно):

Плюсы и минусы ЭДО

Можно ли подключить ЭДО бесплатно

Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно.
По этой причине бесплатных сервисов очень мало, но они есть, например, Doc-v и Alfresco. Бесплатная система документооборота убыточна для разработчиков: СЭД NauDoc распространялась в свободном формате, но в один момент продукт просто сняли с производства, а СЭД FossLook стала платной.

Все бесплатные сервисы имеют какие-либо ограничения: отсутствие поддержки, ограничение рабочих мест, ограничение количества документов и т.д. Например, сервис ЭДО Doc-v работает без ограничений, пока в систему не загрузили 5 000 документов. После этого некоторые функции отключаются, и подключить их обратно можно только платно. По этой причине компании не пользуются ЭДО бесплатно.
Бесплатная программа документооборота не всегда имеет все необходимые бизнесу функции. Но у многих платных СЭД есть бесплатный тестовый период, иногда довольно продолжительный, в течение которого можно попробовать все функции и понять, подходит эта СЭД компании или нет.

ТЕЗИС

Решения, не вошедшие в рейтинг

Помимо вышеперечисленных СЭД на российском рынке представлено ещё несколько решений, которые не вошли в рейтинг. Ниже дано их краткое описание.

Платформа NauDoc

Во всех отношениях прекрасная платформа — имеется в наличии всё, что нужно для организации электронного документооборота на предприятиях среднего бизнеса и органах государственной власти.

СЭД Сириус

Это облачное приложение, не требующее установки на свой сервер. Обладает достаточно широким функционалом и возможностями по импорту документов.

У WSS Docs недоступна регистрация из электронной почты, отсутствует графовая база данных.

У СЭД Дело не предусмотрена синхронизация со справочниками 1С и нет свободной маршрутизации документов.

Евфрат и

У СЭД Евфрат нет мобильного приложения и требуется установка на свой сервер, что чревато для организации покупкой дорого серверного компа и сетевого оборудования.

Синкопа-документ

Синкопа-документ обходится облачным решением системы с возможностью работы из мобильного приложения и веб-клиента, что значительно удешевляет установку и эксплуатацию ПО.

Невозможность делегирования полномочий, отсутствие графовой базы данных и другие нюансы.

Разработана компанией СТЭК-Траст, медленно развивается.

Комита Курьер JE

В СЭД Комита Курьер, чтобы настроить комфортные условия для работы сотрудников на платформе, придётся нанять на работу программиста.

Развитием СЭД занималась компания КРОК. На данный момент система и сайт не доступны.

Платформа СЭДКП

Здесь невозможно назначить ответственного исполнителя и нельзя делегировать полномочия, не предусмотрен выпуск подписей, олдскульный дизайн.

1C: Документооборот

Здесь нет функции свободной маршрутизации документов и нет мобильного приложения. Её практически невозможно настроить пользователям без помощи программиста. Ну и дизайн, конечно.

Платформа MS SharePoint (ушла из РФ)

СЭД не имеет на своём борту нескольких важных функций, сложна в освоении, а пользовательский интерфейс оставляет желать лучшего. К тому же это западное решение, не адаптированное под требования импортозамещения в РФ.

Хотя может быть она подойдёт для не очень привередливых пользователей, которым важен только факт работы с электронными документами, сохранения их в архиве и избавления от горы бумажных документов.

С чего всё началось

Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они. Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.

Итак, рассмотрели сервисы:

Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота

И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C

Сравнивали по следующим параметрам: