Crm-система: что это такое и как работает

CRM-системы: что это и для чего нужны?

Что это и в чем заключается их работы, мы сейчас и рассмотрим.

Есть несколько определений понятия CRM-системы. Это:

программное обеспечение;
набор приложений;
информационная автоматизированная система;
налаженный учет и контроль всех процессов, связанных с продажами и работой с клиентами.

И независимо от того, какое определение используется, важно понимать что работа CRM-системы будет направлена на взаимодействие с потребителями. Неважно, как это будет происходить — при помощи ПК или на бумаге, важно, чтобы действия были слаженными и позволяли контролировать весь процесс

Неважно, как это будет происходить — при помощи ПК или на бумаге, важно, чтобы действия были слаженными и позволяли контролировать весь процесс. Но если говорить о современном времени, то именно благодаря автоматизации CRM можно добиться более быстрого результата и повысить эффективность труда, ведь все процессы, связанные с фиксацией, учетом и составлением отчетности, проще реализовывать именно при помощи компьютера

Но если говорить о современном времени, то именно благодаря автоматизации CRM можно добиться более быстрого результата и повысить эффективность труда, ведь все процессы, связанные с фиксацией, учетом и составлением отчетности, проще реализовывать именно при помощи компьютера.

Сама же CRM-система может быть представлена в виде специальной программы или банальных таблиц Excel.

Проблема в том, что во втором случае не каждый работник захочет с этим возиться и вручную вбивать все данные, что в итоге существенно снизит эффективность работы.

По этой причине лучше всего использовать программное обеспечение, которое будет:

вести клиентскую базу и обеспечивать к ней быстрый доступ;
анализировать будущие и проведенные сделки;
прогнозировать рост или падение продаж;
автоматически составлять оперативные отчеты по каждому клиенту или целой группе;
самостоятельно рассылать клиентам рекламу и предложения о сотрудничестве.

Можно заметить, что использование в бизнесе CRM-системы значительно упрощает жизнь работникам и директору компании.

Во-первых, это связано с тем, что доступ к ней имеют все уполномоченные работники, во-вторых, часть работы выполняется автоматизированно, что позволяет сотрудникам акцентировать внимание на других моментах. Сама же CRM-система необходима для решения множества задач:

Сама же CRM-система необходима для решения множества задач:

Задача
Описание
Формирование базы данных с информацией о клиентах
Как только происходит первый контакт с клиентом, о нем сразу заносятся данные, которые в дальнейшем будут пополняться информацией в ходе сотрудничества. Примечание: кто, когда и как работал с тем или иным клиентом также фиксируется, что позволяет в дальнейшем оценить эффективность и качество работы кажого сотрудника отдела продаж.
Фиксация входящих звонков и сообщений от клиентов
В современных условиях бизнеса конкуренция очень большая, и это заставляет предпринимателей тщательно следить за тем, чтобы клиенты искались и удерживались. Благодаря CRM можно зафиксировать и отследить каждый звонок и запрос от клиентов, а также лиды.
Стандартизация работы
Если все сотрудники будут работать по выбранной ими схеме, а не единой для всей компании, то порядка не будет. Во-первых, получить доступ к общим данных практически не получится, во-вторых отследить работу отдельно взятого человека, а тем более «расшифровать» его записи будет довольно сложно. Поэтому работа по единому стандарту здорово всех дисциплинирует и повышает эффективность.
Улучшение качества обслуживания
За счет возможности постоянно контролировать работу с клиентами, можно быстро выявить ошибки и исправить их в кратчайшие сроки

Благодаря налаженной CRM-системе можно постоянно уделять внимание свои клиентам: рассылка предложений и информации о новых товарах и услугах, поздравлений с праздниками, приглашений на деловые встречи и мероприятия.
Систематизация клиентов
У любой фирмы или компании есть как постоянные, так и временные клиенты. Последние работают на разовой или нерегулярной основе

Поэтому смысл системы сводится к тому, чтобы в первую очередь работать с «верными» покупателями и разрабатывать для них программу лояльности, о которой мы говорили выше. При этом нельзя забывать и о непостоянных клиентах. Но если в ходе работы с ними не видно результата, то не нужно пытаться продолжать акцентировать на них внимание.

почему crm зло

Потому что компании не хотят нормально её внедрить. В остальном — добро и польза в чистом виде.

Вопросы кажутся простыми, ответы очевидными. Но именно на них спотыкаются большинство компаний, внедряющих CRM. Потому что если компания вводит в поисковик запрос «Oracle СУБД vs MS SQL для CRM торговой компании» или «как шардить базу CRM», она вряд ли провалит внедрение: скорее всего там действуют профессиональные айтишники (которым, к слову, предстоит подружить технологии и бизнес-процессы, поэтому не всё так радужно). А вот компания, которая впервые задумалась о внедрении или пострадала от «втюханного» бодрыми продавцами решения, нуждается в поддержке. И самое обидное, что чаще всего это малый бизнес. Если что, мы не только на вопросы отвечать горазды, так что обращайтесь — обязательно поддержим!

crm система что это такое простыми словами

Рассказать о чём-то простыми словами — сложно. Наверняка все вы хоть раз пытались объяснить родителям или бабушкам, что вы не «сутками за компьютером в игрушки свои играете», а инженер, тимлид и вообще CIO, который что-то там делает на серверах в Амстердаме прямо из кресла в Самаре. Им это сложно объяснить не потому что они плохо соображают (к слову, те же инженеры, врачи, педагоги), а потому что в какой-то момент возникла пропасть в технологических знаниях и понимании этих технологий — старшим, к примеру, сложно понять, как это — работать в облаке. Так вот, когда небольшая компания не из ИТ-сферы пытается выбрать CRM, она тоже испытывает проблемы, связанные с этим разрывом. И для каждого в CRM-системе своё «просто» и «сложно».

Но если простыми словами, то CRM-система это набор таблиц, в которые пользователи вводят данные, связанные со своей работой. Все эти данные хранятся в других простых табличках, которые между собой связаны (кто на заре 2000-2010-х работал в MS Access, знают, как это выглядит изнутри). При нажатии кнопок в интерфейсе CRM информация из этих табличек группируется, подсасывается, пересчитывается и даёт нужный и очень быстрый результат. Благодаря такому хранению данных никто ни про что не забывает, все знают, когда что делать и какой клиент на каком этапе. Поэтому все данные нужно вносить аккуратно и подробно — потом ими можно пользоваться столько, сколько это нужно для работы.

И да, сказать, что CRM это такой MS Excel на стероидах — в корне неверно, как и любое сравнение с любым редактором электронных таблиц. CRM — это приложение совершенно другого класса и с другими задачами.

4 задачи CRM-системы

Группировка и типологизация сведений

О каких сведениях идет речь?

контактная информация (паспортные данные, телефон, адрес места жительства и т.д.);
данные клиента как покупателя (степень заинтересованности в продукте, характер условий взаимодействия (VIP-клиент, новый, постоянный и т. д.);
перечень приобретенным клиентом товаров;
сведения о звонках клиенту и разговорах с ним.

CRM удобна в работе, обычно обладает интуитивным интерфейсом, в ней трудно запутаться. Для каждого клиента создается отдельная карточка, где хранится вся необходимая информация.

Подробнее

Создание клиентских карточек

Карточки формируются автоматически во время поступления звонка от клиента или при совершении звонка магазина ему. Изначально в такой карточке только номер телефона клиента. В дальнейшем сведения, содержащиеся в ней, могут быть отредактированы, обновлены или дополнены. Обычно информацию доносит менеджер по итогам беседы с покупателем.

Хранение всех сведений производится на базе собственных серверов компании или на серверах сервиса, в зависимости от того, какой тип CRM используется. Такая обработка информации куда полезнее и безопаснее обычных excel-таблиц, хранящихся в памяти персонального компьютера.

Повышение эффективности работы сотрудников

Грамотный анализ информации, хранящейся в CRM, сможет оказать неоценимую помощь в управлении взаимоотношениями с клиентами. Руководитель компании может осуществлять контроль качества работы своих сотрудников просто анализируя их диалоги с клиентами, прослушивая хранящиеся записи звонков.

Зная о возможности контроля качества их работы, менеджеры получат дополнительный стимул выполнять ее с максимальной отдачей. Кроме того, анализ разговоров с клиентами поможет лучше понять их запросы, отследить слабые места в работе с покупателями, выявить наиболее действенные способы общения с ними.

Технизация действий

Работы CRM-системы позволит в случае повторного обращения клиента сразу увидеть информацию о нем, содержащуюся в карточке, и исходя из этого строить более продуктивную беседу.

В настройках доступны автоматические напоминания работникам. Например, если по итогам разговора клиент решил «подумать», можно установить напоминание в программе, чтобы не забыть позвонить ему через определенный промежуток времени.

Подробнее

CRM-система в бизнесе – надежный помощник в структурировании сведений о клиентах и оптимизации рутинных действий. К примеру, если клиент попросил прислать уникальное торговое предложение на его электронную почту, менеджеру просто достаточно нажать одну кнопку в программе вместо неудобных поисков электронного файла и прикрепления его в письмо.

Это только кажется мелочами, но ведь именно за счет экономии времени на таких мелочах складывается слаженный бизнес-процесс.

Коробочные или облачные решения

Чтобы определиться, какой тип CRM вам нужен — коробочная или облачная, необходимо ответить на вопрос, важно ли вам иметь доступ в систему онлайн из любой точки мира или достаточно только с рабочего компьютера в офисе?

Коробочные CRM ставят на рабочий компьютер или сервер компании, лицензию нужно купить один раз. Все данные хранятся на корпоративном сервере. Обновления системы обычно платные. Если систему доработали под ваши потребности, при установке обновлений необходимо пригласить технического специалиста, разумеется, за дополнительную плату.

Облачные CRM предполагают оплату на абонентской основе. Работать с такой системой можно с любого компьютера с подключением к интернету. Данные хранятся на удаленном сервере, все обновления появляются в аккаунте автоматически и не требуют дополнительной платы.

	Облачные	Коробочные
Оплата	Каждый месяц	Один раз
Доступ	Везде	Из офиса
Обновления	Автоматические, входят в тариф	За дополнительную плату
Хранение данных	Удаленный сервер	Корпоративный сервер

Облачные решения сегодня более популярны благодаря предлагаемой ими мобильности. Так, 70% наших клиентов используют и/или внедряют именно облачные CRM.

Разработчики облачных сервисов дают гарантию сохранности данных и стабильности работы сервиса. С десктопными системами же вся ответственность за сохранность данных и работу программы чаще лежит на внутренних специалистах бизнеса, будь то системный администратор или привлеченная компания по сопровождению продукта.

Чтобы не потерять все нажитое непосильным трудом, при покупке десктопной CRM с запасом рассчитайте ресурсы оборудования и настройте расписание создания резервных копий.

Как выбрать CRM-систему

Основные модули

При поиске оптимальной системы нужно учитывать, есть ли в ней базовые модули – они являются основными, независимо от бизнес-ниши:

работа с клиентами. Осуществляется сбор и хранение данных о потребителях, сведений о заказах и взаимодействиях. Учет начинается с первого обращения, при повторных менеджер может открыть профиль клиента, чтобы уточнить историю;
управление продажами. Выполняется настройка и мониторинг воронки продаж, ставятся задачи сотрудникам, обеспечивается контроль сделок на разных этапах. Модуль полезен для сбора страхов, болей, возражений аудитории, поиска способов их проработки, а также выявления точек роста и «тонких» мест;
автоматизация бизнес-процессов. Ориентирована на продажи и персонал: напоминает о задачах и важных событиях, фиксирует изменение данных, отправляет рассылки;
аналитика. Собирает и интерпретирует данные, создавая графики, таблицы, отчеты;
интеграции. Важный модуль, необходимый для интеграций с IP-телефонией, мессенджером, социальными сетями, сайтами, электронной почтой.

Перечисленные модули – базис, остальные нужно выбирать под бизнес-задачи конкретной компании. Этот момент очень важен: многие предприниматели оплачивают функционал, который им не нужен.

Какие CRM модули необходимы

Потребности бизнеса

Нужно оценить текущие процессы в компании: количество клиентов, заявок и сотрудников, воронка продаж, длительность цикла сделки, объем задач для менеджеров. Рекомендуется зафиксировать все параметры, а потом сравнить их с возможностями CRM. Если в перспективе планируется масштабирование, то необходимо осуществлять подбор с оглядкой на перспективы роста и расширения функционала системы.

Инструменты и удобство

После постановки целей станет понятно, какая CRM необходима для бизнеса. На этом этапе нужно убедиться в наличии всех инструментов и модулей, сравнить тарифные планы, проверить присутствие интеграций, например, с системами бухгалтерского и складского учета, социальными сетями и другими.

Если сервер для хранения данных не будет арендован – лучше выбирать облачную версию, крупным компаниям подходят коробочные варианты с более гибким функционалом и кастомизацией

Отдельное внимание – на интерфейс: он должен иметь дружелюбный дизайн и быть понятным. Слишком запутанные форматы будут отнимать у персонала время, тормозя работу

Рекомендуется пригласить менеджеров для первичного тестирования: пускай попробуют систему и скажут, нравится или нет, удобная или не очень.

Проверка в течение всего пробного периода

Тестирование – оптимальный вариант для компаний, которые не хотят оплачивать кота в мешке и сомневаются в том, нужна ли CRM. Многие системы имеют пробный период и бесплатные тарифы с ограниченными ресурсами, обеспечивающие удобное тестирование функционала, оценку плюсов и минусов, совместимости с бизнесом. Если такого периода нет – стоит выбрать бюджетный тариф, позже его можно сменить на другой.

Подходит ли для малого бизнеса?

Да, ее используют не только крупные предприятия. Небольшие компании и стартапы также пользуются этим инструментом. После внедрения такого решения руководители компаний получают полное представление о количестве и качестве продаж, о KPI сотрудников, о прибыльности бизнеса, прогнозах и т.д. А менеджеры — удобный инструмент для работы с клиентами и автоматизации рутинных задач.

Система необходима, если бизнес теряет клиентов. При увольнении менеджеры забирают наработанную базу с собой или же неэффективно работают. Потому что для небольшого бизнеса важен абсолютно каждый клиент, и для прибыльности компании необходимо повышать его лояльность и уменьшать количество упущенных сделок.

Также решение влияет на быстрый сбор достоверных данных для статистики и аналитики, что значительно упрощает эти процессы. Она также позволяет контролировать действия сотрудников и процессы компании в режиме онлайн.

У малого бизнеса есть своя специфика работы, поэтому и систему необходимо выбирать исходя из этого

Например, для небольшого бизнеса важно иметь возможность работать удаленно и на мобильных устройствах

Немаловажным маркером является и подключение IP-телефонии для звонков из CRM, а также интеграция с сайтом компании (для быстрого получения и обработки заявок).

Важна и система напоминаний для сотрудников, а также возможность строить персонализированные отчеты по продажам.

Как функционирует система?

Какую лучше выбрать

С точки зрения хранения информации необходимо понимать, что это такое — база СРМ данных. Это вся информация, которая накапливается в системе о клиентах, их покупках, звонках и обращениях. Хранение данных может осуществляться на облаке. Такой вариант идеально подходит для малого и среднего бизнеса, потому что не требует дополнительных расходов на оборудование (серверы и комплектующие), а также на специализированный технический штат. Таким программным обеспечением просто пользоваться.

Информационные процессы внутри системы

Второй вариант (Standalone) — хранить данные на специальном сервере внутри компании. Необходимо потратить дополнительные средства на оборудование, однако в отличие от облачных технологий, есть возможность полностью адаптировать систему под собственные потребности.

Прежде чем выбирать CRM

При выборе и внедрении любой CRM-системы один из первых этапов работы — описание бизнес-процессов

Важно изучить особенности работы компании, принять во внимание все факторы, которые влияют на процессы, выявить ключевые точки и слабые места. CRM будет проще выбрать, если у вас есть карта бизнес-процессов и эти процессы в компании четко выстроены. Часто при построении схемы выясняется, что в процессах есть проблемы

И многие из этих проблем можно решить средствами CRM. Например, внедрение системы запустит механизмы, которые не дадут забыть о звонке клиенту или о необходимости выставления счета

Часто при построении схемы выясняется, что в процессах есть проблемы. И многие из этих проблем можно решить средствами CRM. Например, внедрение системы запустит механизмы, которые не дадут забыть о звонке клиенту или о необходимости выставления счета.

Карта, описывающая бизнес-процесс в агентстве

Но если такой карты нет, ее нужно составить. Любопытно, что, даже если такая карта есть, нередки случаи, когда описанные во внутренней документации компании процессы идут вразрез с реальными задачами каждого сотрудника. Чтобы не допустить расхождения, с пристрастием проанализируйте работу отделов и каждого отдельного сотрудника. Это поможет не только понять и стандартизировать процессы в компании, но и устранить «человеческий фактор», сформировать более прозрачные модели работы.

CRM-системы: этапы большого пути

Аналитики CRM-систем сходятся во мнении, что развитие программного обеспечения CRM можно разделить на 3 основных периода. А сегодня можно с уверенностью сказать, что уже начался и 4-й этап эволюции.

1980-е – происхождение;
1990-е – этап расширения;
2000-е – современный этап CRM;
2010 и последующие годы – СRМ стала облачной, мобильной, интегрированной с социальными сетями.

С самого зарождения и продвижения продукта бытовало мнение: установи ее, и продажи потекут рекой. Но это не так, СRМ – помощник, но не панацея. CRM система собирает данные от многих каналов взаимодействия с клиентами, помогает выстроить их в четкую структуру и спрогнозировать дальнейшие действия.

Отслеживание плановых и фактических результатов

Часто в CRM нужна возможность вносить и отслеживать финансовые планы и KPI. Гораздо удобнее отслеживать финансовые показатели в разрезе «план/факт» в режиме онлайн, но это реализовано далеко не во всех сервисах.

Если ваша компания использует подобную модель работы, то важно запросить у разработчиков CRM информацию о наличии этих опций в системе. Если их нет, доработка может оказаться невозможной или экономически нецелесообразной

Ниже привожу примеры того, как это реализовано в популярных CRM.

«Битрикс24»: фактические результаты по менеджерам

amoCRM: фактические результаты по менеджерам

Как понять, что вам пора завести CRM

● Вам хочется повысить эффективность продаж

CRM поможет грамотно распределить нагрузку между продавцами и избежать выгорания и усталости. А еще в системе можно отслеживать сроки и статусы для каждой задачи: работа становится более прозрачной и эффективной.

● Вы хотите сохранить базу клиентов

CRM снижает риски потери контактов из-за технических ошибок: неудачного переноса данных, сбоев в рабочих программах и прочего.

● Вам важно мониторить и повышать качество сервиса

В CRM «Битрикс24» доступны IP-телефония и интеграция с сайтом компании. Арендуйте номер или подключите свой телефон и сохраняйте в системе все звонки и записи разговоров.

● Вы управляете распределенной командой

«Битрикс24» — это не только CRM. Внутри есть все сервисы для организации виртуального офиса и работы распределенной команды. В едином пространстве сотрудникам доступны рабочие чаты, видеозвонки, создание и редактура документов, таск-трекер и календари.

Вам не нужна CRM:

— Если вы можете записать всю нужную информацию в тетради или таблице, и вам этого хватает с головой.

— Если вы работаете на себя, у вас нет менеджеров и вы полностью успеваете вести клиентскую работу самостоятельно.

— Если в компании нет четких регламентов продаж. В этом случае CRM автоматизирует хаос.

— Когда рассчитываете, что CRM самостоятельно поднимет продажи. На деле она автоматизирует процессы и помогает менеджерам делать работу, а не поднимает продажи.

— CRM-система не нужна, если клиентов совсем немного и их находит руководитель.

crm системы что это

CRM-системы — это специальное программное обеспечение, которое направлено на автоматизацию оперативной работы в компании и бизнес-процессов, сокращение длительности рутинных задач, персональное и коллективное планирование с целью достижения высокого уровня обслуживания клиентов. Наверное, какое-то такое определение я бы дал на экзамене в какой-нибудь аспирантуре. Оно построено по принципу классического определения: что, для чего, с какими свойствами. Но, конечно, чёткое определение CRM-системе дать нельзя хотя бы в силу того, что до сих пор не все системы ультрауниверсальные, поэтому кто-то захочет начать с «…это аналитическая система…», кто-то с «…это простая система управления продажами…», а кто-то с «…это комплексная платформа для бизнеса…»

В целом, неважно, как вендор определяет CRM-систему, важно, чтобы она:

соответствовала требованиям вашего бизнеса;
закрывала большую часть задач автоматизации оперативной работы;
уменьшала, а не увеличивала время и трудозатраты на рутину;
была бы безопасной;
предоставляла аналитику.

А вот набор возможностей, интеграции (сайт, телефония, 1С, чаты и т.д.), шаблоны и многие другие кастомные и готовые функции — дело конкретного ТЗ и анализируются совместно с вендором под конкретную компанию.