Топ-5 мессенджеров для корпоративного использования

Amo.tm

Корпоративный мессенджер, в котором упор сделан на удобство использования. Удобная актуализация списка контактов, гибко настраиваемая сортировка чатов и каналов плюс расшифровка голосовых сообщений одним кликом. Для автоматизации бизнес-процессов можно использовать чат-боты, в том числе созданные с помощью специального конструктора.

Решение доступно на любых устройствах – смартфонах и компьютерах, работающих на всех популярных операционных системах. Для тех, кто использует amoCRM, предусмотрена удобная интеграция – вся переписка сразу попадает в сделку ученой записи, но также доступна интеграция с другими сервисами благодаря открытому API.

Шаг №2. Составить схему на основе организационной структуры компании

Руководителям функциональных направлений следует создать схему взаимодействия внутри своих отделов, а позже — очертить, как происходит коммуникация с топ-менеджментом компании.

Что необходимо визуализировать:

Микроструктура

Важно отразить, как устроены команды: какие сотрудники и в рамках каких процессов взаимодействуют друг с другом. Макроструктура

Макроструктура

Здесь нужно описать схему коммуникации отделов с руководством — «мозговым центром» компании.

Стоит заранее продумать коммуникацию с людьми снаружи организации. Это могут быть подрядчики или партнеры — визуализируйте, в каких процессах они участвуют и с кем из компании взаимодействуют.

Фиксировать идеи, мысли и писать тексты

1. WeNote

Приложение для фото, рисунков, заметок онлайн и офлайн. В сервисе легко добавлять напоминания и мониторить задачи. Больше подходит для творческого самовыражения, чем для тайм-менеджмента.

Функции и преимущества:

Можно настраивать шрифты, выбирать цвета для карточек;
Можно оставить план работы с проектом;
Доступны напоминания по задачам;
Есть наглядный встроенный ежедневник, где вы можете создать заметку;
В заметки онлайн можно добавлять голосовые сообщения;
Идеями можно делиться с коллегами, можно предоставлять доступы и вместе редактировать.

Стоимость: премиум-тариф 899 руб./мес.,

2. WorkFlowy

Органайзер для хранения записей и не только. Работает по принципу To do-листов. В нем можно составлять задачи по направлениям и проектам, делиться заметками и вместе работать над файлом.

Функции и преимущества:

Легко отслеживать задачи;
Не нужна учетная запись для редактирования элементов;
Можно добавлять файлы и фото;
Есть встроенный поиск по слову, чтобы быстро найти нужную заметку;
Добавлять к задачам теги, например #идея #мысль #задача;
Данные отображаются списком или в виде канбан-доски.

Стоимость: бесплатный тариф до 100 списков платный: $ 5

3. Nimbus Note

Сервис для заметок, поддерживает запись аудио и видео. Работает и как трекер задач. Функции и преимущества:

Можно извлекать текст из отсканированных документов;
Удобно создавать напоминания;
Можно добавлять цветные метки для заметок;
При необходимости можно ставить пароль на личные заметки;
Есть возможность предоставить доступ клиентам;
Можно объединить на одной странице разные форматы: видео с записью экрана, фото, текст, скриншоты, голосовое сообщение. Получается нечто вроде страницы лендинга со всей нужной вам информацией.

Стоимость:

тариф для бизнеса обойдется в $ 8 в месяц за одного пользователя.

Dialog

Сбербанк, один из крупнейших банков в России, разработал
свой корпоративный мессенджер под названием Dialog. Он предназначен для
командной работы и включает в себя функции видеозвонков, простых чат-ботов,
возможности подключения внешних сервисов и реакций на сообщения. В остальном
интерфейс напоминает WhatsApp, однако в Dialog нет тредов и управления группами
сотрудников, а техническая поддержка будет стоить дополнительных средств.

Dialog был тестирован на более чем 250 тыс. сотрудников
внутри Сбербанка, и он доступен в нескольких вариантах: веб-версии, под iOS,
Android, Windows, MacOS, Linux и Sailfish OS. Мессенджер можно установить на
предприятии или воспользоваться облаком Сбербанка.

С помощью решения можно организовывать чаты для команд и
проектов, обмениваться файлами, совершать аудио- и видеозвонки, создавать
чат-ботов.

Данные, передаваемые через мессенджер Dialog, защищены
шифрованием, что обеспечивает их конфиденциальность и защищенность от
несанкционированного доступа. При этом, поскольку решение не хранится в облаке
разработчика, то компания не имеет ключей для расшифровки, что дополнительно
повышает уровень безопасности.

Продукт Dialog интегрируется с антивирусами, DLP- и
SIEM-системами, что позволяет обеспечивать более высокий уровень безопасности
данных и обнаруживать потенциальные угрозы и нарушения безопасности.

Мессенджер Dialog включен в Единый реестр российских
программ для электронных вычислительных машин и баз данных, а его разработчик
является аккредитованной организацией, которая имеет необходимые лицензии ФСТЭК
и ФСБ России на разработку и защиту конфиденциальной информации. Это
гарантирует, что продукт соответствует высоким требованиям безопасности и может
быть использован для обработки конфиденциальных данных.

Платформы:

·
Web интерфейс

·
Десктопные приложения (Windows, MacOS, Linux)

·
Мобильные приложения (iOS, Android)

·
Есть облачная версия, можно развернуть на своих
серверах или на отдельном облаке

Стоимость:

·
200 руб./мес. за пользователя

·
Бессрочная лицензия 5700 руб за пользователя

·
Техподдержка оплачивается отдельно: 513–1026
руб./год за пользователя

Шаг №5. Установить правила общения в чатах

Чтобы сохранить коммуникацию в структурированном виде, необходимо ввести внутренние регламенты.

Три основных принципа, которые вошли в мои рабочие будни:

«Одна задача — одно сообщение»

В Telegram механика отличается от корпоративных сервисов. Чтобы сотрудники могли комментировать сообщения, необходимо создать канал, включить комментарии и в настройках дать участникам права администратора.

«Один процесс — один чат»

Все вопросы, касающиеся процесса, обсуждаются внутри чата. Если возникает спорный момент, дискуссия переносится в комментарии к сообщению.

Все принципы работают так же, как встречи с коллегами в переговорной. Если вы обсуждаете бюджет на контекстную рекламу, параллельно никто не рассказывает, как дела со статьями в блоге. В мессенджере с помощью комментариев к сообщениям так можно — в разных ветках обсуждения и без хаоса в чатах.

Читайте по теме: Как общаться в мессенджерах по работе: семь правил

«Важным файлам — четкие и понятные названия»

Порядок в названиях с помощью поиска по чатам поможет в любой момент вернуться к необходимым для работы документам.

Это касается и отдельных сообщений. Четко сформулированная мысль поможет коллегам в несколько кликов найти полезную информацию.

LENZA

Сравнительно молодой мессенджер из России, который позиционирует себя как простое и понятное решение для корпоративного общения и массового использования с базовым набором функций.

Основной функционал:

личные чаты, групповые чаты, голосовые сообщения;
аудио- и видеозвонки;
встроенный календарь;
звонки с возможностью демонстрации и записи экрана;
планирование конференций;
комментарии к сообщениям;
управление доступами участников;
папки с сообщениями.

LENZA – это классический мессенджер, который работает с расширенным корпоративным функционалом: тредами, напоминаниями, управлением доступами.

При этом в мессенджере нет продвинутого технического функционала, такого как интеграция с некоторыми популярными сервисами. Что, в свою очередь, может не отвечать запросам каждого крупного клиента.

Тарифы:

бесплатная версия – безлимитные сообщения, группы и количество пользователей с урезанным функционалом;
для средних команд, тариф «бизнес» – 199 рублей в месяц за пользователя;
для больших команд, тариф «корпорация» – 399 рублей в месяц за пользователя.

Платформы: iOS, Android, Windows, macOS и Web.

Compass

Быстрый и надежный корпоративный мессенджер для повышения продуктивности команды, разработанный российской компанией.

Кроме привычных групповых чатов, аудио- и видеозвонков, в есть много функций для оптимизации бизнес-процессов. Также в приложении удобные настройки приватности и безопасности, можно:

в один клик добавить сотрудника во все чаты;
запретить пересылку и скачивание файлов;
настроить отображение уведомлений на экране устройства.

Для компаний с повышенными требованиями к безопасности предусмотрена возможность размещения on-premise, то есть на свои сервера.

В Compass удобный поиск: результаты делятся по чатам, между которыми удобно переключаться. Если вы потеряли какое-то сообщение или файл, его можно найти за 5 секунд.

При мощном функционале у простой и понятный интерфейс, так что перевести всю команду в Compass можно быстро и безболезненно. Но если у сотрудников все же возникнут вопросы по использованию приложения, на них прямо в мессенджере оперативно ответит отзывчивая служба поддержки.

Четко структурировать свой рабочий день и ничего не забыть поможет функция напоминаний. Например, если коллега написал уже после окончания рабочего дня, вы можете поставить на сообщение напоминание, чтобы не забыть ответить позже. Это также удобно, когда у вас нет времени оперативно отвечать на все вопросы в течение дня.

Наконец, еще одна киллер-фича, которая точно понравится руководителям, – трекер активности сотрудников. В приложении отображается, сколько времени пользователь был активен в течение дня. Такой показатель важен для команд, в которых коммуникация между сотрудниками играет важную роль, и особенно — если мессенджер является основным рабочим инструментом.

Преимущества

комментарии к сообщениям в отдельной ветке
напоминания к сообщениям
реакции и теги
гибкие настройки доступа к чатам
интеграции с CRM-системами и другими сервисами через API
безлимитное файловое хранилище для удобного обмена документами
статистика активности пользователей
карточки сотрудников с информацией о должности и отделе
возможность создавать чат-боты
раздел «Непрочитанные» для отображения новых сообщений в один клик
отзывчивая служба поддержки
возможность установки на сервера компании
мобильные приложения для совместной работы на всех устройствах, включая Huawei без Google Play и смартфоны с Rustore

Тарифы

Есть бесплатная версия для команды до 10 человек без ограничений в функционале. В тарифе «Бизнес» цена за каждого члена команды — 199 ₽ в месяц. Для онлайн-школ и вузов есть отдельный тариф «Образование» с ценой 59 ₽ за участника.

Есть возможность бесплатно попробовать все тарифы в течение 30 дней без привязки банковской карты.

CommuniGate Pro IM: проверено американской военщиной

Мессенджер Communigate Pro IM — составная часть популярной коммуникационной платформы Communigate Pro. Последняя используется отечественными госструктурами и десятками крупнейших компаний, как российских, так и зарубежных.

Communigate Pro — это клиент-серверная система, которая может быть установлена на сервер (или кластер) под управлением различных вариантов Unix и Linux, Microsoft Windows, MacOS внутри защищенного периметра, так что ей доверяют и коммерческие тайны Газпрома, и атомные секреты США. Она предоставляет пользователю доступ к электронной почте, средствам коллективной работы, клиентам мгновенных сообщений, IP-телефонии и другим службам, подключаемым к платформе CommuniGate Pro.

Безопасность

Платформа Communigate установлена во многих компаниях, крайне чувствительных к утечке данных, будь то коммерческие секреты «нашего всего» «Газпрома» или атомные тайны Ливерморской национальной лаборатории, «главной научно-исследовательской и опытно-конструкторской организации для решения проблем национальной безопасности» США. Лучшей рекомендации и не представишь.

Реестры и лицензии

Communigate Pro 6.3 включен в реестр российского ПО.

Российские мессенджеры

В последний год российский софт значительно продвинулся на
рынке мессенджеров. Качество сервиса улучшилось почти везде, и продукты стали
ближе к западным аналогам. Многие мессенджеры добавили новые функции, но
базовый функционал остался неизменным: групповые и личные чаты, отправка
файлов, редактирование и поиск сообщений.

Один из главных плюсов российских мессенджеров –
интерфейс на русском языке. Кроме того, их легко оплатить и нет риска быть
заблокированным со стороны разработчиков. Это делает их более привлекательными
для пользователей, особенно для тех, кто предпочитает русскоязычные сервисы и
не хочет сталкиваться с ограничениями со стороны западных компаний.

Samoware

Samoware – это отечественная платформа для бизнес-коммуникации. Позиционирует себя как корпоративный кроссплатформенный мессенджер, в котором собраны инструменты для бизнес-коммуникации.

Основной функционал:

работа в офлайн режиме;
личные чаты, групповые чаты, голосовые сообщения;
аудио- и видеозвонки;
чат-боты;
встроенный календарь;
интеграция мессенджера с другими приложениями;
управление корпоративным контентом (удаление, перемещение, копирование корпоративных файлов, передача ссылок на файлы, управление делегированием файловых папок);
глобальный поиск.

В Samoware есть возможность обмениваться файлами, внедрять умных ботов, интегрирована электронная почта и телефония, а также такие сервисы, как МойОфис, ONLYOFFICE, Р7-Офис, Битрикс-1С, Dynamics и другие CRM системы.

В Samoware делают упор на лицензирование продукта: ПО внесено в Единый реестр российского ведомства Минкомсвязь.

Сам функционал мессенджера специфичен и может быть сложен для небольшого бизнеса или стартапа. Samoware может подойти для компании, которая работает в узкой, например, технической нише.

Тарифы:

стоимость любого тарифа устанавливается в индивидуальном порядке.

Платформы: десктопная версия (Windows, MacOS, Linux), Web, мобильные версии (Android, iOS), а также BaseALT, РЕД ОС, ROSA.

Корпоративные мессенджеры: особенности и функции

Корпоративный мессенджер — программа либо веб-приложение, предназначенное для коммуникации между пользователями в рамках предприятия или организации. Главное предназначение такого ПО очевидно. Оно создано для мгновенного обмена данными. Однако в отличие от обычных мессенджеров, таких как WhatsApp или Telegram, корпоративные мессенджеры имеют расширенный набор функций. Некоторые сервисы представляют собой полноценную платформу для совместной работы, где помимо переписок, доступен целый ряд других возможностей. Некоторые возможности таких мессенджеров:

совместный доступ к документам, файлам, проектам;
синхронизация с внешними онлайн-сервисами, электронной почтой;
внедрение чат-ботов, CRM-систем, инструментов для рассылок;
организация конференций;
настраиваемая система разграничения доступа.

Еще одно отличие корпоративных мессенджеров от обычных заключается в более высоком уровне безопасности. Данные надежно шифруются и доступ к ним не могут получить посторонние лица. Возможность взлома практически исключена, а управляет всем один либо несколько администраторов.

Стоит отметить, что использование полноценного корпоративного мессенджера не всегда является целесообразным. Обычно программы и онлайн-сервисы данного типа используют на предприятиях с большим количеством сотрудников и сложной структурой, которая включает множество различных подразделений. Если же речь идет о небольшой организации (около 20–25 человек), можно использовать обычный мессенджер, создав групповой чат.

Управление хранением информации на клиентских устройствах

Информация, полученная в ходе рабочей переписки, является собственностью компании, к тому же она может напрямую влиять на успешность бизнеса. Не удивительно, что организации пытаются различными способами ограничить к ней доступ. Если говорить об обычных мессенджерах, то инструментов, позволяющих в полной мере управлять содержимым переписки, они не предоставляют.

С этой точки зрения корпоративные решения позволяют взять переписку под полный контроль. Все действия сотрудника фиксируются, ведется запись всех телефонных разговоров и пересылаемых файлов, можно выставить запрет резервного копирования в публичные сервисы. Если информация компании носит конфиденциальный характер и должна оставаться коммерческой тайной, нужно делать выбор в пользу корпоративного мессенджера.

Зачем нужны Чат боты

Внутренние коммуникации в компании с помощью мессенджеров

Мессенджеры помогают оперативно решать вопросы рабочего характера:

быстро связываться с коллегами;
организовывать совещания, с учетом нахождения всех сотрудников и руководителя в разных местах. Собеседование с кандидатом из другого города и обучение удаленного сотрудника теперь тоже не представляет особой сложности.;
общаться с клиентами с рабочей почты, сидя «на больничном» дома;
общение в коллективах, где обязательным условием является присутствие всех на своих рабочих местах большую часть времени (оператор, диспетчер), проще всего выстроить через сообщения посредством одного из известных мессенджеров.

Программа We Chat уже сейчас позволяет своим пользователям оплачивать покупки прямо в интерфейсе программы, скоро эта функция будет доступна большинству мессенджеров. И это не может не радовать. Чем мобильнее становится жизнь человека, тем мобильнее должны становиться и средства связи.

Виды мессенджеров и их функционал

Сегодня существует множество мессенджеров, часть из них используют для персонального общения, а какие-то заточены для корпоративной коммуникации.

Такие мессенджеры, как Skype, Line, What`sApp, Facebook Messenger, Viber, Snapchat, Telegram, используются скорее для приватной коммуникации. У них есть ряд недостатков:

регистрация происходит на персональный телефонный номер человека и вся корпоративная информация остается на телефоне;
сотрудник может быть не согласен применять личный номер телефона в рабочих целях;
информация хранится на стороннем сервере, это подходит для текстовых переписок, но критично для хранения файлов;
отсутствует возможность администрирования и управления пользователями (нет настройки ролей для пользователей, управления доступами, порядок каналов)
в некоторых отсутствует возможность групповых аудио и видеозвонков с демонстрацией экрана;

При выборе корпоративного мессенджера, лучше отказаться от перечисленных программ, чтобы разделить личное и корпоративное общение. Так личные переписки не будут отвлекать от работы и наоборот.

В корпоративных мессенджерах есть возможности для:

гибкого администрирования: настройка ролей пользователей, например, в телеграмме нельзя настроить никнейм пользователя, в корпоративных мессенджерах администратор может настроить имена сотрудников;
группового аудио и видео созванивания;
подключения чат-ботов;
глобального поиска по всем каналам и чатам, наличие фильтров.

Лучшие мессенджеры

Рассмотрим наиболее популярные отечественные мессенджеры, которые пользуются спросом у российских пользователей.

We.Teams

Мессенджер повышенной степени защищенности с удобным интерфейсом, который поддерживает групповые чаты, взаимодействие между сотрудниками по темам, видеозвонки, а также обеспечивает мобильный доступ. При этом функционал постоянно расширяется.

VK Teams

Разработка для VK, которую можно поставить на сервер фирмы или использовать из облака. В мессенджер входит облачное хранилище, почтовый модуль.

eXpress

Позиционируется разработчиками в качестве безопасного российского корпоративного мессенджера. Предусмотрены чаты, видеозвонки, есть возможность запустить сервис на локальных сетях.

Реклама. ООО «ВЕБИНАР ТЕХНОЛОГИИ», ИНН: 7707340808, ERID: LjN8JufgT

Яндекс Мессенджер

Корпоративный мессенджер с простым интерфейсом и двусторонней интеграцией чатов со всеми онлайн-сервисами компании «Яндекс», входит в пакет «Яндекс 360».

В мессенджере есть базовый для корпоративных продуктов функционал, а также функция массовой рассылки сообщений по клиентской базе. Сообщения и письма будут отправляться через сервера «Яндекса», и ваши рассылки, как заявляется, не будут попадать в спам у получателей.