Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Кадровые документы сдаются в архив образец

Сообщений: Баллов: Регистрация: Очень-очень жду вашей подсказки!!!!!!! Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения одобрена коллегией Главархива СССР

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Хранение кадровых документов

Архив Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. Еще год к делу обычно часто обращаются и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное упрощенное оформление дел.

Дела временного до 10 лет включительно хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел.

В делах проверяется правильность формирования не попали ли документы с постоянным сроком хранения , они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив.

Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу. Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления булавки, скрепки. Все листы дела для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа.

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист даже если он сложен. Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются, и все дело нумеруется заново.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. Для дел с особо ценными документами, и прежде всего личных, судебных и следственных, дел о присуждении ученых степеней и званий и т. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов.

В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. Если дело, к которому составляется внутренняя опись, уже переплетено или подшито, то она подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись, и количество листов описи2.

Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку папку в 4 прокола или переплетаются. При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей , к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит. Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

Для обложек дел, сдаваемых в государственный архив, применяется безкислотный картон. Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация если дело содержит особо ценные документы. На обложке проставляется также:.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТ в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или кадровой службы произошли изменения при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки. Заголовок дела был перенесен на обложку в начале года из номенклатуры дел.

Он нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела дело, переписка, документы, журнал и т. Затем указывается автор или корреспондент если это переписка и далее вопрос, отражающий содержание документов.

Если в деле имеются особо ценные документы, документы — приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки. В отчете содержится ретроспективный анализ развития фирмы с момента создания в году. В заголовок дела, содержащего распорядительные документы приказы, протоколы , вносятся номера этих документов.

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается. Положения о структурных подразделениях. Проставляя дату дела крайние даты , указывают начальную дату дата самого раннего документа в деле и конечную дату дата самого позднего документа в деле. Если в деле имеются документы например, приложения, справки, обзоры и т.

При наличии в деле особо ценных документов и невостребованных личных документов аттестатов, дипломов, паспортов и т. Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по решению ЭК учреждения.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела. Обработка дел по личному составу имеет свою специфику. При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рационально индивидуальные личные дела, как правило небольшие по объёму, объединять в одно дело, не превышающее листов.

В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где сгруппированы документы на одно лицо. Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий.

Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление. Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы, которые сдаются в архив вместе с делами:.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения 75 лет. Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет. Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет. Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения до 10 лет , могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения.

Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Учитывая особую значимость кадровой документации, 21 марта г. Председателем Правительства РФ В. Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу.

Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п.

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание. Составление описи — это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, то есть располагают в строго определенном порядке.

Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно. Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством. Внутри года дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:. Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно использовать номенклатуру дел.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись. В описание каждого дела входит:. В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется дополнительная графа — срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы.

Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела. В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Архив документов

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона".

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой. Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела. Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу.

Передача кадровых документов в гос.архив при ликвидации фирмы: какие передавать?

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России.

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению , а по окончании установленного срока хранения — уничтожению. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия.

Акция месяца 8 88 Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Б. Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Борис АЛЬБРЕХТ , заместитель начальника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России. Иногда по незнанию или недоразумению могут быть уничтожены документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Архив Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. Еще год к делу обычно часто обращаются и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное упрощенное оформление дел.

.

Оформляем дела на постоянное хранение

.

Распорядительные документы в службе кадров группируются в дела по видам и 2) при подготовке дел к сдаче в архив организации или к последующему хранению в службе кадров. . Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 2, База данных «Образцы документов по кадрам.

.

.

.

.

.

.

.

Комментариев: 2
  1. Анатолий

    Я НЕ НАМЕРЕНА ОСТАВИТЬ БЕЗНАКАЗАННО ТАКИЕ НЕ ПРАВОМЕРНЫЕ ДЕЙСТВИЯ СО СТОРОНЫ ПРАВООХРАНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ!

  2. Бажен

    5. Автор видео лжет как типичный мусор. Адвокат ваше самая не очевидная уязвимость. Контакт с изнасиловиками по серьезным поводам это ВСЕГДА пытки, пресс хаты, угрозы вам и вашим близким.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.